제1장 일반사항1. 목적 정부의 행정능률을 향상시키고, 전자문서에 의한 문서관리체계의 정착을 위해 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템으로서 필요한 기능 및 행정정보시스템과 표준 전자문서시스템 간에 원활한 연계가 가능하도록 필요한 기능 등을 정의하는데 목적이 있다. 2. 적용대상 및 범위 본 규격(표준)은 시스템 개발자가 정부 내 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템을 개발할 때 또는 각 행정기관에서 전자문서시스템을 도입하고자 할 때 적용이 가능하며, 각급 행정기관에서 구축·운영 중인 정부용 표준 전자문서시스템과 행정정보시스템을 대상으로 한다. 3. 근거 ○ 사무관리규정(대통령령 제22151호, 2010.5) ○ 사무관리규정 시행규칙(행정안전부령 제133호, 2010.4) ○ 전자정부법(법률 제10303호, 2010.5) 및 동법 시행령(대통령령 제22151호, 2010.5) ○ 공공기록물 관리에 관한 법률(법률 제10010호, 2010.2.4) ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령(대통령령 제22269호, 2010.7.12) ○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙(행정안전부령 제136호, 2010.5.4) ○ 정부전자문서 유통 표준 및 행정기관의 업무관리시스템 규격(행정자치부 고시) ○ 기타 정보통신 관련 표준 4. 규격(표준) 관리 주체 본 규격(표준)은 행정자치부에서 유지·관리한다. 5. 규격(표준) 관리 방안 ○ 관련 법령의 개정, 기술의 발전, 관련기관의 요청 등으로 인해 본 규격(표준)의 개정이 필요할 경우에는 행정자치부에서 개정을 추진한다. ○ 행정자치부는 개정의 필요성과 타당성에 대해 전문기술지원기관 등으로 하여금 연구를 수행하게 하고, 개정(안)을 마련하여 관련 기관의 의견 수렴을 거쳐 개정·고시한다. 6. 용어정의  제2장 전자문서시스템 규격 Ⅰ. 전자문서시스템의 기능 1. 전자결재 기능 가. 문서 작성·기안 1) 서식 작성·지정 행정기관에서 사용하는 기안문(시행문 겸용)과 간이기안문(내부결재문)을 기본적으로 제공해야 하며(사무관리규정시행규칙 제12조), 일반적으로 많이 사용하는 서식 등을 자체편집기(별도의 폼제너레이터 포함) 또는 XML 편집기 등을 사용하여 작성하고, 지정하는 기능을 제공해야 함. ※ 기안문(시행문 겸용)이란 행정기관에서 주로 사용하는 통합서식을 말함. 2) 전자문서의 구성 가) 일반기안문(시행문 겸용) (별지 제1호의2서식) 일반기안문(시행문 겸용)을 두문·본문 및 결문(또는 두문·본문·결문 및 붙임)으로 구성하는 기능을 제공하여야 함 ※ 이 경우 본문은 제목·내용 및 붙임으로 하는 것을 원칙으로 하며, 전자문서인 경우에는 본문은 제목·내용 및 붙임으로 하거나 제목 및 내용으로 할 수 있음 나) 전자기안문(시행문 겸용) (별지 제3호의2서식) 일반 기안문(시행문 겸용)의 구성을 두문·본문 및 결문(또는 두문·본문 · 결문 및 붙임)으로 하지 않고, 전자문서로서 전자기안문(시행문 겸용)을 표제부와 본문부로 나누는 경우에는 서로 다른 파일로 구성하되, 표제부는 두문, 본문중 제목 및 결문으로, 본문부는 제목·내용 및 붙임으로 구성할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 다) 간이기안문(별지 제3호의3서식) 왼쪽 상단에 위치한 문서등록의 표시(등록번호, 보존기간, 결재일자 및 공개구분), 오른쪽 상단에 위치한 결재란의 표시(기안자, 검토자, 협조자, 결재권자), 제목, 요약설명문의 표시, 작성일자, 작성기관의 표시(아래 중앙)를 할 수 있는 기능을 제공 3) 지정서식 불러오기 이미 지정한 서식을 불러오는 기능을 제공해야 함. 4) 등급 지정·변경 문서 등급에 따라 접근자의 범위 및 문서의 보기권한을 지정하는 기능 및 작성한 문서를 서식작성시 지정한 보안등급과 다른 등급으로 지정할 필요가 있는 경우, 기안자, 검토자 또는 결재권자가 등급을 조정할 수 있도록 하는 기능을 제공할 수 있음(공공기록물법 제19조) 5) 등록번호 지정(문서번호) 사용자가 생산부서명을 선택하거나 시스템에서 자동 부여하는 기능을 제공해야 함. ※ 생산부서명과 처리기관코드 7자리와는 내부적으로는 상호연계 되어야 함. 6) 수신자 지정 수신자와 참조를 한란에 같이 표시하여야 하며, 수신자가 많은 경우에 한하여 발신명의의 왼쪽 아래에 수신자를 표시하여야 함. 7) 공개구분 표시 공개구분란에 기안자, 검토자 또는 결재권자의 지정에 의해 공개, 부분공개, 비공개로 표시할 수 있는 기능을 제공하여야 하고, 부분공개, 비공개인 경우에는 공개여부 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시할 수 있도록 하여야 함(복수 선택 가능). (공공기록물법 시행규칙 18조) 8) 제목 작성 작성한 문서의 제목을 정하는 기능을 제공해야 함. 9) 본문 작성 새로운 문서를 작성하거나 기존에 작성된 문서의 내용을 바꿀 수 있는 기능으로 수정, 삭제 및 복사 등의 기능을 제공해야 함. 10) 문서 인쇄 작성한 문서를 인쇄하는 기능을 제공해야 함. 11) 문서 첨부 문서 작성시 한 개의 문서 내용에 여러 개의 파일을 첨부하여 상신할 수 있게 하는 기능을 제공해야 하며, 첨부할 수 있는 파일로는 아스키 텍스트와 이진 파일, 이미지파일 등 다양한 형태의 파일첨부도 가능해야 함. 12) 문서 임시보관·호출 작성 중인 문서를 임시 보관하는 기능 및 보관된 문서를 호출하여 문서 작성시 이용할 수 있는 기능을 제공해야 함. 13) 사용자 인증 비밀번호, 또는 지문인식과 스마트카드 등의 방법으로 보안 및 사용자 인증에 필요한 기능을 제공하여야 함. 스마트 카드를 이용한 사용자 인증은 ‘행정기관 IC카드 표준규격(행정자치부, 2009.8)’을 적용함. 14) 요약문 첨부 작성한 문서의 부가설명 또는 요약문을 첨부할 수 있는 기능을 제공해야 함. 15) 내용 검사 문서작성시 문서의 철자오류 검사, 한자로 변환하는 기능 등을 제공할 수 있음. 16) 긴급결재 표시 긴급히 처리할 문서에 긴급 결재를 표시하는 기능을 제공하여야 함. 17) 외국어 입력 영어, 일본어, 러시아어 등 외국어를 입력하는 기능을 제공할 수 있음. 18) 우편번호 검색 기능 및 주소입력기능 민원인에게 민원회신 문서를 발신할 경우 우편번호 검색을 통한 주소입력 기능을 제공하여야 함. 19) 국제표준시각으로 동기화기능 행정전자서명 인증서 검증의 기준시점 등에 활용가능 하도록 국제표준시각으로 동기화 하는 기능을 제공하여야함 20) 간이기안문(내부 결재문) 및 시행문서 구분 표시 기안문(시행문 겸용)에서 간이기안문(내부 결재문) 및 시행문서인지를 구별할 수 있는 기능을 제공하여야 함. 21) 주요문서의 보안 강화 주요문서의 작성 및 결재단계에서 정보유출 방지 또는 암호화 등의 보안을 강화할 수 있는 기능을 제공 할 수 있음. 22) 발의자 표시 기안자, 검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자 항목을 표시 및 관리할 수 있어야 함 23) 지식관리시스템 등과의 연계 결재 완료된 문서를 지식관리시스템이나 인터넷홈페이지 등으로 문서내용이나 문서의 제목을 전송하는 기능을 제공할 수 있음 나. 결재 및 분류, 편철 1) 결재문서도착 알림 검토·협조·결재할 문서가 도착되었다는 것을 검토자·협조자 또는 결재권자가 알 수 있도록 하는 기능을 제공해야 하며, 검토자·협조자 또는 결재권자가 도착된 문서를 동시 볼 수 있도록 하는 기능을 제공해야 하며, 우선적으로 처리해야할 긴급 결재 문서를 알리는 기능을 따로 제공할 수 있음. 2) 결재선 지정·수정 결재를 받아야 하는 결재선을 단계별로 지정하거나 지정된 결재선을 기안자, 검토자 또는 결재권자가 수정하는 기능을 제공해야 함. ※ 결재선지정시 결재단계가 3단계 초과되면 초과되었음을 알려주는 기능을 제공하여야 함. 결재단계는 기안자를 제외한 검토자와 결재권자의 단계수를 말함 3) 결재처리[결재, 반려, 전결, 대결] 결재자가 결재암호 입력에 의한 서명을 함으로써 결재를 처리하는 것으로 다음과 같은 기능을 제공해야 함.(사무관리규정 제16조, 사무관리규정시행규칙 제19조) 이 때 전결시는 전결하는 자의 서명란에 전결을 표시하고 서명하고, 대결시 는 원래의 전결하는 자의 서명란에 전결 표시를 하고 대결하는 자의 서명란에 대결표시를 하고 서명하는 기능을 제공해야 함. 단, 전결자가 없을 경우에는 대결하는 자의 서명란에 대결표시를 하고 서명하는 기능을 제공해야 함. ※ 첨부서식에 관인날인이 있는 경우 첨부물에 관인을 날인할 수 있는 기능을 제공해야 함. ㅇ 결재 : 기안자가 올린 문서를 결재권자가 서명하는 것. ㅇ 반려 : 기안자가 올린 문서에 대하여 결재를 하지 않고 되돌려 보내는 것과 기안자는 이에 대하여 재상신하는 것. ㅇ 전결 : 위임전결규정 또는 사무전결처리 규칙에 따라 행정기관의 장으로부터 결 재권을 위임받은 자가 결재를 하는 것. ㅇ 대결 : 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자(그 권한 또는 직무를 대행하는 자를 포함한다)가 대신 결재하되, 내용이 중요한 문서에 대해서는 그 결재권자에게 사후에 보고하는 것. 4) 직위(직급)에 의한 결재 표시 결재선상에 있는 자가 서명란에 전자이미지서명과 전자문자서명에 의해 서명하는 기능을 제공하여야 하며, 직위(직급)정보를 표시하여야 함. 또한 결재선상에 있는 자가 서명시에 서명일시 정보를 관리하여야 함 ※ 현 품의제도 하에서는 행정전자서명을 적용하지 않음. 향후 직위분류제 도입 등 책임행정제도 도입 시 행정전자서명의 적용을 검토함. 5) 결재순서에 따른 문서의 자동전송 기안을 한 경우에 문서가 결재선을 따라 다음 검토자·협조자 및 결재권자에게 자동적으로 전달되는 기능을 제공해야 함. 6) 결재 진행상태 조회 기안자가 결재를 올린 후 결재문서에 대한 결재진행 상태를 조회하는 기능을 제공해야 하며, 결재진행중 수정된 정보도 함께 제공해야 함. 7) 분류 및 기록물철 지정/수정 결재완료된 문서에 대해서 기록관에서 제공된 기록물분류기준표를 검색하여 단위 업무코드를 지정하고, 지정된 단위업무코드의 하위 기록물철 목록을 조회하여 결재완료된 문서가 등록시 자동편철될 기록물철을 지정할 수 있는 기능을 제공해야 함. 또한, 편철된 기록물철 분류번호는 기록물정리 기간의 편철확정 전까지는 재편철할 수 있는 기능을 제공해야 함. 8) 기록물철 생성 (기록물 등록대장) 기록물분류기준표를 검색하여 단위업무코드를 지정하고, 지정된 단위업무코드의 하위 기록물철(처리과코드+단위업무코드+기록물철연번)을 생성할 수 있는 기능을 제공해야 함.(기록물철 등록 후 편철에 활용할 수 있도록 함.) 편철양이 기준량을 초과할 경우에는 권호수를 추가하여 편철할 수 있도록 기능을 제공하여야 함. (처리과기관코드+단위업무코드+기록물철연번+권호수) ※ 권호수는 추가되는 권호수의 일련번호를 기입함. 기록물철에 편철되는 기록물의 유형이 다를 경우에는 별도로 등록하여 기록물철연번을 생성하여야 함. 9) 결재문서 및 반려문서의 편철 후 등록 문서가 편철될 기록물철을 지정한 후 결재완료 후 등록대장에 결재문서가 등록되고, 등록번호가 부여되어야 함. 반려된 문서중 수정후 재기안한 문서를 제외한 중요하다고 판단되는 문서의 경우에는 기안자가 확인후 등록대장에 등록할 수 있어야 함. ※ 반려문서 대장등록시 반려권자를 결재권자로 표시하고, 반려유무를 기재 10) 기록물분류기준표 갱신 기록물분류기준표가 수정되었을 경우 전자문서시스템은 자료관시스템의 기록물 분류 기준표관리 Module로부터 최신의 기록물분류기준표를 Down받아 시스템에 반영시킬 수 있는 기능을 제공해야 함. 11) 문서회수 및 처리 기안자가 결재상신 후 최종결재권자가 결재 완료 전 문서 내용에 오류 등을 발견하였을 경우 문서를 회수하여 처리할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 기안자위 상위 검토자·협조자·결재권자의 검토·협조·결재가 진행 중에도 상위 검토자·결재권자는 반려처리 할 수 있다. 12) 결재문서 수정 결재 중에 문서의 일부분을 수정할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 수정전의 문서는 이를 보존하고 이력으로 남겨서 관리할 수 있는 기능을 제공해야 함.(사무관리규정 제11조) 13) 의견 첨부 결재본문 마지막 부분에 의견 개진 내용 등을 작성 후 서명시에는 서명란에 의견첨부 표시후 서명하는 기능을 제공해야 함. 14) 의견 조회 결재 또는 반려문서에 의견이 작성되면, 의견작성 여부를 조회하는 기능을 제공해야 함. 15) 첨부문서 보기 결재문서와 함께 첨부된 문서를 열람·인쇄하는 기능을 제공해야 함. 16) 미결문서 현황 결재하지 않은 문서의 목록을 열람할 수 있는 기능을 제공해야 함. 17) 결재처리 보류 결재의 처리를 보류할 수 있는 기능을 제공해야 함. 18) 문서의 수정이력 관리 검토시 수정된 내용에 대한 정보 및 이력을 관리하는 기능을 제공해야함. (일시, 수정자, 수정전문서 등에 대한 정보 포함) 19) 결재완료시 기안자 통보 기능 결재가 완료된 경우 기안문(시행문 겸용) 상신시에 지정한 내부결재 및 시행문서 지정에 의거하여 시행문서의 경우는 기안자가 결재완료된 문서를 확인하고, 문서수발자에게 발송의뢰를 할 수 있는 기능을 제공하여야 함. 2. 전자문서유통 기능 가. 문서 발송 1) 발송 결재가 끝난 문서는 기안자가 확인을 한 후 문서수발자 또는 기안자가 지정한 수신자로 보내는 기능을 제공해야 하며 관인(전자이미지관인, 전자관인)날인 및 서명 후 전송 등의 과정을 포함함. ※ 행정기관이 아닌 자(민원인, 법인, 단체, 입법기관, 사법기관 등)에 발송할 경우도 동일한 양식으로 발송하여야 함. 수신자가 기관이 아닌 개인일 경우 각각의 수신자별로 시행문서를 작성하여 전송할 수 있는 기능을 제공해야 함. ※ 개인정보보호 등을 위해 한 사람의 수신자만 표기될 수 있는 기능 2) 재발송 문서 전송시에 정상적으로 전송되지 않았을 경우에 전체 및 수신자별로 문서수발자 또는 기안자가 재전송하는 기능을 제공해야 함. 3) 문서내용의 무결성 대외문서 발송시 전자관인 등을 이용하여 문서의 내용이 변조되지 않도록 하는 기능을 제공해야 함. 4) 관인 및 서명 전자관인을 통하여 문서를 발송한 행정기관 또는 보조기관, 보좌기관의 신원을 확인하는 기능을 제공해야 하며, 보조기관 또는 보좌기관간에 발신하는 문서에 대해서는 전자이미지서명 또는 전자문자서명을 표시하는 기능을 제공해야 함. 5) 단순 공문서 게시 행정기관의 장이 소속공무원 또는 소속기관에 단순 지시, 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 발송문서를 전자문서시스템의 게시판 등을 통하여 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 보므로(사무관리규정시행규칙 제23조), 이와같이 기관내 전자게시판에 시행할 수 있는 기능이 제공되어야 하며, 이때 수신기관(보조기관)에서는 게시된 문서를 열람할 수 있어야 함 6) 추가발송 이미 발송한 문서의 수신자를 변경하거나 추가한 후 처리과의 장의 승인을 받아 다시 발송할 수 있는 기능을 제공해야 함. ※ 추가 발송하는 경우 기존문서의 본문은 수정하지 않고 수신처 등 갱신 나. 문서 접수 1) 문서도착 알림 새로운 문서가 도착되면 새로운 문서가 도착되었음을 알려주는 기능을 제공해야 함. 2) 배부·접수 문서과에서 문서를 받으면 접수일시를 문서에 기입후 기록물배부대장에 등록하고해당 처리과로 보내는 기능을 제공해야 하며, 해당 처리과는 문서과로부터 배부받은 문서에 접수등록번호가 입력되는 기능을 제공해야 함. 처리과에서 직접 접수하는 문서는 접수일시와 접수등록번호가 모두 입력되는 기능을 제공해야 하며, 이때, 접수담당자는 업무담당자를 지정하여 배부하는 기능을 제공하고, 문서를 배부받은 담당자가 올바르지 않을 경우 이를 접수담당자에게 반송하고 접수담당자가 다시 올바른 업무담당자에게로 재배부하는 기능을 제공해야 함. 접수등록번호 = 처리기관코드 7자리+연도별일련번호 (생산등록번호와 동일) 배부번호 = 연도별 배부일련번호 3) 접수문서 분류 및 등록·편철기능 접수문서 접수시 기록물철정보에 따라 분류등록을 할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 분류편철을 통한 접수문서에 대해서 지정된 기록물등록대장에 저장하는 기능을 제공해야 함. 접수완료 후에도 문서정리 기간까지는 분류등록 사항을 변경할 수 있는 기능을 제공해야 함. 4) 접수문서 보호 접수문서의 본문 및 결문 내용 중 그 일부를 추출하거나 편집할 수 없도록 하는 기능을 제공해야 함. 5) 반송·재배부·이송 접수문서가 형식상의 흠이 있거나 소관에 속하지 않는 경우에 반송, 이송 또는 재배부 할 수 있는 기능을 제공해야 함.(사무관리규정시행규칙 제33조) ○ 반송 : 행정기관의 장 또는 행정기관은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 반송문서의 생산등록번호, 시행일자, 제목과 반송사유를 명시하여 발신 행정기관의 장 또는 행정기관에 반송할 수 있음 ○ 재배부 : 반송처리된 문서를 재배부 - 문서과에서는 처리과에서부터 반송되어온 문서를 즉시 재배부하되, 문서과의 장이 지정하는 처리과로 보내야 함. - 처리과는 문서과로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 문서과에 반송하여야 함. (배부받은 문서에 대한 처리과 반송시에는 반송사유만을 명시하여 접수처리 없이 문서과로 반송) ○ 이송 : 행정기관의 장 또는 행정기관은 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관의 장 또는 소관기관에 이송 하여야 하며, 기관내 처리과의 이송 처리 기능도 제공하여야 함 6) 경유문서 처리 경유기관에서 경유문서를 접수한 때에는 접수절차를 거친 후 이를 검토하여 의견이 있는 때에는 의견을 달아 경유기관의 장의 명의로 다른 경유기관의 장 또는 최종 수신자에게 이송하되, 경유문서를 붙여 이송하는 기능을 제공하여야함. (의견이 없는 경우에도 경유문서를 이송한다는 내용으로 결재권자의 결재를 받아 경유기관의 장의 명의로 발송하는 문서에 경유문서를 붙여 이송하는 기능을 제공해야 함) ※ 경유문서인 경우에 (경유)란에 "이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 1차 경유기관의 장은 ○○○, 2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다"라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에는 "경유문서의 이송"이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 함. 7) 문서내용의 무결성 대외문서 접수시 전자관인등을 이용하여 문서의 내용이 변조되지 않도록 하는 기능을 제공하여야 함. 8) 공람대상자 지정 및 확인 지정 공람 대상자에게 알려주는 기능 및 공람자의 공람시간 및 공람여부를 확인하는 기능을 제공해야 함. 다. 사용자 환경설정 1) 사용자 비밀번호 변경 사용자가 자신의 비밀번호를 변경할 수 있는 기능을 제공해야 함. 2) 직무대리자 지정·해제 결재자 부재시 대리로 결재할 직무대리자를 지정하고 해제할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 결재선 지정 및 수정에 이 기능을 포함해야 함. 3) 부재 설정·해제 결재자가 자리를 비울 경우에 이를 설정 및 해제하는 기능을 제공해야 함. 4) 결재선 그룹 등록 및 수정 삭제 기능 결재선 그룹을 등록·수정·삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. ※ 결재선그룹 적용시 결재선상에 있는 사용자의 변경사항에 대해서 기안자에게 알려주는 기능을 제공할 수 있음. 5) 수신자 그룹 등록 및 수정 삭제 기능 수신자 그룹을 등록·수정·삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. ※ 수신자그룹 적용시 수신자그룹안에 있는 수신자의 변경사항에 대해서 알려주 는 기능을 제공할 수 있음. 3. 전자문서관리기능 가. 전자문서관리 필수기능(문서함 관리) 1) 기록물철 등록부 정보입력 기능 (제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.1 기록물철등록부 Data 규격 참조) 기록물철 등록부 정보를 입력/지정하는 기능을 제공하여야 하며, 전자문서의 경우에는 자동입력이 원칙이며 자동입력이 불가능한 경우나 항목은 수동입력이 가능하여야 함 2) 기록물철등록부 관리 및 수정 기록물철등록부를 열람·인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 등록부의 항목별로 목록을 열람·인쇄할 수 있는 기능이 제공되어야 하고, 인쇄되는 모든 목록은 파일로 저장할 수 있음. 기록물철의 보존기간, 비치종결일자, 비치사유를 기록물철의 업무담당자가 수정할 수 있어야 하며, 등록부의 기본등록사항은 기록물관리책임자만 수정할 수 있음.(자동입력 항목은 수정이 불가능하며, 수동입력 항목의 경우에만 수정 가능함) 3) 기록물철 변경이력관리 및 조회(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.5 기록물철등록부 변경(수정/삭제) 이력정보 Data 규격 참조) 기록물철의 변경된 대장정보를 기록물관리책임자가 조회할 수 있도록 변경이력을 저장하고 조회할 수 있는 기능을 제공해야 함. ※ 기본등록사항의 변경시에는 변경일, 변경자, 변경사유, 변경전후 등록내용을 이력정보로 남겨야 하고, 보존분류사항의 변경시에는 변경일, 변경자, 변경사유를 이력정보로 남겨야 함. 4) 기록물철의 보존기간 지정 및 변경 기록물철 등록시 단위업무를 검색할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 지정된 단 위업무에 해당하는 보존기간이 등록하는 기록물철 보존기간으로 기본 지정되는 기능을 제공해야 하고, 보존기간은 변경할 수 있음. 5) 기록물 등록대장 정보입력 기능(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.2 기록물등록대장 Data 규격 참조) 기록물의 등록번호, 기록물형태, 쪽수, 첨부번호, 기안자, 제목, 등록일자, 결재권자 등을 기록물 등록대장에 입력하는 기능을 제공해야 함. 다만 전자문서인 경우에는 쪽수, 첨부번호는 수동 입력가능하며 나머지 항목은 자동입력되어야 함. 6) 기록물 등록대장 관리 및 수정 기록물 등록대장에 등록된 모든 문서의 대장내용을 열람·인쇄할 수 있는 기능 을 제공하여야 하며, 등록대장의 항목별로 목록을 열람·인쇄할 수 있는 기 능이 제공되어야 하며, 인쇄되는 모든 목록은 파일로 저장할 수 있음. 등록된 기록물 대장정보를 수정할 수 있는 기능을 제공해야 함. (자동입력 항목은 제외하고 수동입력 가능한 항목에 대해서만 수정이 가능함.) 7) 기록물의 변경이력관리 및 조회(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.6 기록물등록대장 변경(수정/삭제) 이력정보 Data 규격 참조) 기록물의 변경된 대장정보를 기록물관리책임자가 조회할 수 있도록 변경 이력을 저장하고 조회할 수 있는 기능을 제공해야 함. ※ 기본등록사항의 변경시에는 변경일, 변경자, 변경사유, 변경전후 등록내용, 보존분류사항의 변경시에는 변경일, 변경자, 변경사유에 대한 이력 정보를 남겨 관리 8) 단위업무 임시코드 부여 단위업무코드가 기록물분류기준표에 없을 경우 신규단위업무에 대한 임시코드를 부여하여 편철할 수 있는 기능을 제공해야 함. 단, 임시코드임을 구별할 수 있어야 함. ※ 임시코드 부여원칙은 이관데이타규격 참조 9) 이관 전자문서파일의 Naming (제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격) 자료관시스템(기록관리시스템)으로 이관시 전자문서파일의 Naming은 기록물철/기록물 등록대장의 기록물 분류체계와 동일하게 제공해야 함. 10) 첨부문서 관리 등록대상 기록물 중 본문과 기록물유형이 상이한 경우에는 분리등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함.(예, 문서에 도면, 카드, 시청각류 기록물이 첨부된 경우) 이 경우 등록항목은 본건의 등록항목과 동일하며, 다만, 제목은 본문에 기재되어 있는 첨부기록물의 제목을 기입하여야 하며, 쪽수도 해당 첨부 기록물의 쪽수를 기입하여야 함. 11) 단위업무 임시코드 일괄수정 기능 단위업무 임시코드가 부여된 기록물철 및 기록물을 국가기록원에서 배포한 해당 신규단위업무코드로 일괄 수정할 수 있는 기능을 제공해야 함. 12) 업무인수인계에 따른 기록물철 인계기능 제공 업무가 다른 처리과로 인수되었을 경우에는 해당 업무를 인수한 처리과에서 인수한 업무에 해당하는 기록물 및 기록물철을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 인계한 처리과의 기록물철등록부와 인수한 처리과의 기록물철등록부에 업무인수인계 정보를 기재하여 관리하는 기능을 제공하여야 함 다만, 조직변동에 따른 인수인계시는 업무를 인수한 처리과에서 기록물정리 기간에 인수받은 관련 기록물(철)에 대한 정리, 생산현황 보고 및 이관 할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 생산이 종결된 상태에서 인수인계한 기록물철에 대해서는 이관 기능을 제공하여야 함. 13) 전자문서의 활용 및 게시판 이용 등록대장에 등록된 전자문서를 기안문서의 첨부 또는 게시판의 첨부로 활용할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 14) 열람처리 열람한 문서중 모든 구성원 또는 일부 구성원이 열람·인쇄하는 기능을 제공해야하며, 문서열람시 이를 확인하는 기능을 제공하여야 함. 15) 기록물 접수문서 목록관리 접수문서의 목록을 입력·열람·인쇄할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 접수한 문서가 전자문서가 아닐 경우에도 목록을 입력하여 관리하는 기능을 제공해야 함. 16) 접수문서 관리 접수한 문서의 내용을 열람·인쇄·저장할 수 있는 기능을 제공해야 함. 17) 발송문서 목록관리 발송문서의 목록을 입력·열람·인쇄할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 발송한 문서가 전자문서가 아닐 경우에도 목록을 입력하여 관리하는 기능을 제공해야 함. 18) 발송문서 관리 발송한 문서의 내용을 열람·인쇄·저장할 수 있는 기능을 제공해야 함. 19) 발신 부인봉쇄 전자관인 적용시 발신자가 문서를 발송한 사실을 부인하지 못하도록 확인하는 기능을 제공해야 함. 20) 수신 부인봉쇄 전자관인 적용시 수신자가 문서를 수신한 사실을 부인하지 못하도록 확인하는 기능을 제공해야 함. 21) 기록물 정리 기능(편철확정) 기록물 정리기간에 기록물 정리를 수행하고 기록물관리책임자에 의해 편철확정하면, 편철확정된 전자결재 문서에 대하여 기관의 일반사용자는 기록물철/기록물등록대장의 내용에 대하여 임의변경은 불가능해야 함. 변경이 필요한 경우에는 처리과 내 기록물관리책임자 또는 전자문서시스템 관리자만 변경할 수 있음. 22) 기록물 생산현황 처리과의 기록물관리책임자는 기록물 정리가 완료된 당해년도 기록물등록대장, 기록물배부대장, 기록물철등록부 현황을 자료관시스템(기록관리시스템)내 기록물 목록관리 Module로 전송하고, 처리과별, 보존기간별, 단위업무별, 기록물 형태별로 생산 기록물수량을 집계하여 전자파일로 작성할 수 있어야 함. (통신망에 의한 통보가 불가능한 경우 생산 기록물등록대장, 기록물배부대장, 기록물철등록부 현황을 전자파일을 작성하여 전송함.) 23) 기록물 이관 기록물철 등록부에 자료관(기록관)이관으로 구분된 기록물철등록부/기록물등록대장 정보를 자료관시스템(기록관리시스템) 내 기록물 목록관리 Module로 이관전송하고, 이 결과인 ‘목록이관여부’를 전자문서시스템 기록물철/기록물 등록정보에 자동 기록함. 기록물철/기록물 등록정보에 목록이관으로 기록된 해당 전자문서파일을 전자문서시스템에서는 자료관시스템(기록관리시스템) 내 전자문서보존 Module로 이관하고, 전자문서시스템 내에서는 삭제함. 이러한 ‘문서이관여부’를 기록물철/기록물 등록정보에 자동 기록하는 기능을 제공해야 함. ※ 기록물 이관시 이관목록(공공기록물법 시행규칙 별지서식 2호), 기록물이관시기연장신청서(공공기록물법 시행규칙 별지서식 3호)를 출력하거나, 전자파일로 생성할 수 있는 기능 제공 24) 기록물철/기록물 목록 검색기능 기록물철/기록물의 속성을 대상으로 조건검색 기능을 제공하여 기록물철/기록물을 찾는 기능을 제공해야 함. (보존기간 및 보존기간 경과문서 조회 등) 25) 이미지 서명 제외한 전자공문서의 PC 저장 사용자의 PC에 전자공문서를 저장할 때, 이미지 서명은 저장되지 않도록 하는 기능을 제공해야 함. 26) 구기록물 이관 구기록물에 대하여 기록물철이나 기록물건을 이관할 수 있는 기능을 제공하여야함. (자세한 사항은 제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격 참조) ※ 구기록물의 등록, 이관 대상 및 범위는 별도 지침으로 지정할 예정임. 나. 전자문서관리 선택기능 (일반전자문서관리) 1) 문서함 생성/변경/이동/삭제 개인 문서함을 관리하기 위해 문서함을 생성하고 변경하고 이동하고 삭제하는 기능 2) 문서함 정보 조회 및 수정 등록된 문서함 정보를 조회하고 수정할 수 있는 기능 3) 문서함 정보 정의 문서함을 생성할 때 등록하는 문서함의 속성을 입력할 수 있는 기능 4) 문서 등록정보(속성) 입력 문서를 등록할 때 각 문서가 갖는 속성인 문서종류, 작성자, 제목, 작성일, 등록일, 설명, 주제어, 보안 등급 등을 입력하는 기능 5) 계층구조에 따른 문서 등록 문서를 조직도나 문서함의 계층 구조에 따라 등록할 수 있는 기능 6) 다중 문서의 일괄 등록 여러 문서를 한번에 등록할 수 있는 기능 7) 첨부문서 등록 첨부되는 문서를 등록하는 기능 8) 문서함의 계층구조에 따른 문서 속성 상속 문서 등록시 하위 계층의 문서 속성이 상위 계층의 속성을 상속하는 기능 9) 하나의 문서를 여러 문서함에 등록 한 문서를 여러 문서함에 동시에 등록하는 기능 10) 문서의 삭제 개인/과 참고문서에 대하여 삭제할 수 있는 기능 11) 삭제된 문서의 임시 보관 문서 삭제 후 삭제 된 문서를 임시 보관하는 기능 12) 삭제된 문서의 폐기 및 복구 삭제 후 임시 보관된 문서를 폐기하는 기능과 임시 보관하던 문서를 복구하는 기능 13) 삭제된 문서의 보관기간 지정 삭제된 문서의 임시 보관시 보관기간을 지정하는 기능 14) 보존기간 설정 및 변경 문서의 등록정보 중 보존 기간에 대한 변경을 할 수 있는 기능 15) 보존기간 경과 문서에 대한 폐기 문서 폐기 권한을 가진 사용자가 보존기간이 경과한 문서를 폐기할 수 있는 기능 16) 권한 및 보안관리 문서에 대해 부서별, 개인별로 접근권한을 설정하여 관리하는 기능 17) 검색문 저장 및 재사용 검색한 문서를 다시 검색할 때 검색 내용을 수작업으로 입력하지 않고, 기존 검색문을 저장하여 다시 사용할 수 있게 하는 기능 18) 파일압축 파일을 압축하여 등록할 수 있는 기능 19) 전문검색 기능(FTR : Full Text Retrieval) 텍스트구문을 분석해 주요 단어를 색인화함으로써, 원하는 단어가 포함된 첨 부문서를 찾는 기능을 제공할 수 있음. 20) 분산환경에서의 통합검색 지원 사용자는 분산된 시스템에 저장되어 있는 문서의 저장 위치에 상관없이 통합 적으로 검색 및 열람을 할 수 있게 지원하는 기능을 제공할 수 있음. 4. 전자우편 기능 전자우편 기능이란 각종 정보 및 관련자료를 주고받기 위한 기능으로서 사용자들 간에 정보유통을 효율적으로 할 수 있도록 지원하는 것임. 이를 위해 조직 내에서 운영되는 메모, 파일 등의 정보를 네트워크를 통하여 송수신함으로써 사용자의 정보활동을 보다 자유롭고 신속하게 하여 행정의 생산성과 효율성 향상을 극대화하기 위한 기능임. 전자우편 기능은 기본적으로 이종의 전자우편 시스템과의 연결을 지원하기 위해서 SMTP/MIME을 지원해야 하며, 이에 따라 인터넷상으로 전달되는 전자우편에 대해서도 동일한 기능을 지원할 수 있음. 전자우편 기능은 전자우편 작성, 전자우편 송신, 전자우편 수신, 우편함 관리, 기타 기능 등으로 분류함. 가. 전자우편 작성 전자우편을 작성하는 기능으로 다음과 같이 서식작성 및 지정, 제목 작성, 본문 작성, 우편내용 인쇄, 파일 첨부 등의 기능이 있음. 작성 방법은 자체 편집기를 이용하거나 워드프로세서를 사용함. 1) 서식작성 및 지정 일반적으로 전자우편 사용 시에 많이 사용하는 서식을 자체 편집기나 워드프로세서 등을 사용하여 작성하거나 작성된 서식을 지정하는 기능을 제공할 수 있음. 2) 제목 작성 작성된 전자우편의 제목을 정하는 기능을 제공할 수 있음. 3) 본문 작성 새로운 전자우편을 작성하거나 기존에 작성된 전자우편의 내용을 바꿀 수 있는 기능으로 수정, 삭제 및 복사 등의 기능을 제공할 수 있음. 4) 우편내용 인쇄 작성된 전자우편의 내용을 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 5) 파일 첨부 전자우편 작성시 한 개의 전자우편 내용에 여러 개의 파일을 첨부하여 송신할 수 있게 하는 기능을 제공해야 함. 첨부할 수 있는 파일의 형태로는 아스키 텍스트, 이진 파일, 이미지, 사운드, 동화상 이미지 등이 있음. 나. 전자우편 송신 전자우편의 정보를 해당 수신처로 발송하는 기능임. 1) 개인별 수신처 지정 전자우편 송신시 개인별로 수신처를 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 2) 그룹별 수신처 지정 전자우편 송신시 사용자가 어떤 조직이나 특정 그룹을 수신처로 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 3) 개인용 그룹 등록·삭제·수정 개인이 필요에 따라 그룹을 등록, 삭제 및 수정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 4) 발송 작성된 전자우편 내용을 보내는 기능을 제공할 수 있음. 5) 답장 필요시 답신을 작성하여 발송자에게 답장을 보내는 기능을 제공할 수 있음. 6) 재발송 전자우편 전송시 정상적으로 전송되지 않았을 경우에 아직 전송되지 못했음을 알 수 있는 기능을 제공해야 하며, 이때 재발송 해줄 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 7) 예약 발송 전자우편 전송 시 예약 발송 시간을 지정하면, 예약된 시간에 해당하는 전자우편이 발송되는 기능을 제공할 수 있음. 8) 참조자(Carbon Copy) 지정 우편물 송신시 우편물을 받는 자 이외에 참조하는 사람이 있는 경우 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 9) 전자우편 전송시 수신자 상호 노출금지(Blind Carbon Copy) 전자우편 송신시 수신자 서로 간에 우편물을 받았다는 것을 모르게 할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 10) 보낸 편지 확인 우편물을 보낸 사람이 발신한 내용에 대해 수시로 수신확인 등 진행상황을 파악할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 다. 전자우편 수신 1) 수신 다른 사람으로부터의 전자우편을 받는 기능을 제공할 수 있음. 2) 수신메시지 인쇄 수신된 메시지의 내용을 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 3) 수신메시지 우편함에 저장 수신된 메시지를 지정된 우편함에 저장하는 기능을 제공할 수 있음. 4) 수신메시지 파일로 저장 수신된 메시지의 내용을 파일로 저장하는 기능을 제공할 수 있음. 5) 우편도착 알림 새로운 우편이 도착되면, 경보음이나 어떤 주의 메시지 등이 작동되어 새로운 우편물이 도착되었음을 알려주는 기능을 제공할 수 있음. 6) 복구 및 삭제 우편함에 저장되어 있는 우편물에 대해 일시 삭제한 후에 다시 복구 할 수 있는 기능과 완전히 삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음 7) 수신 거부 전자문서시스템 내 메일서버가 있는 경우, 전자문서조건지정에 의한 수신거부 기능을 제공할 수 있음. 라. 우편함 관리 1) 송·수신 우편물 열람 송·수신한 우편물의 목록을 확인하는 기능을 제공할 수 있음. 2) 송·수신 우편물 보기 송·수신한 우편물의 내용을 확인하는 기능을 제공할 수 있음. 3) 인쇄·복사·삭제 우편함에 저장된 내용을 인쇄·복사·삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 4) 첨부파일 보기 첨부된 파일의 내용을 볼 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 5) 첨부파일 저장 첨부되어 송·수신된 첨부파일을 저장하는 기능을 제공할 수 있음. 6) 우편함 백업 자신의 우편함에 저장된 내용들을 따로 저장할 수 있게 하는 기능을 제공할 수 있음. 7) 개인 우편함 관리 개인의 우편함을 생성, 삭제, 변경할 수 있도록 하는 기능을 제공할 수 있음. 8) 보안 우편 특별하게 보안을 필요로 하는 우편에 대해 보안 기능을 추가하여 상대방으로 하여금 아무나 보지 못하도록 하는 기능을 제공할 수 있음. 마. 기타 기능 1) 인터넷 E-Mail 발송기능 인터넷상의 수신자에게 우편을 주고 받을 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 2) 음성메일 기능 음성을 사용해서 직접 메시지나 메일을 남길 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 3) 메모 전송 기능 간단한 용건이나 알림 메모를 보낼 필요가 있을 때 메시지를 보내는 메모전송 기능을 제공할 수 있음. 4) FAX 송수신 기능 FAX서버 등과 연동하여 상대방의 FAX로 직접 문서를 송신하거나, 수신할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 또한, FAX 송신시에는 수신처 그룹을 지정하는 기능을 제공할 수 있음. 5. 전자게시판 기능 정보공유를 위한 또 하나의 기능인 전자게시판 기능은 조직 내의 사용자들 사이에서 시간에 관계없이 정보를 저장하고 검색할 수 있는 수단을 제공하여 모든 사용자가 자유롭게 각종 정보를 공유하고, 빠른 의견수렴을 도출하여 조직 전체적으로 일관된 의견을 유지할 수 있도록 지원하는 것임. 전자게시판 기능에서 고려되어야 할 기능들은 크게 전자게시, 게시물 열람, 관리자 기능 등으로 구분할 수 있음. 가. 전자 게시 1) 게시물 게시 사용자가 각종 게시물을 게시할 수 있는 기능을 제공해야 함. 2) 긴급게시 긴급한 게시물을 게시할 수 있는 기능을 제공해야 함. 3) 특정게시·지정게시 게시물을 읽을 사용자 및 그룹을 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 4) 게시판 서식 등록·수정·삭제 게시물을 올릴 때 게시물의 내용을 입력하는 기본적인 서식에 대해 사용자가 개인적으로 게시판의 서식을 작성 등록·수정·삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 5) 파일첨부 게시물 외에 여러 가지 형식의 파일들을 첨부형태로 게시할 수 있는 기능을 제공해야 함. 6) 게시물 종료일 지정 자신이 올린 게시물에 대해 게시종료일을 지정하는 기능을 제공해야 함. 7) 예약 게시 일정시간 또는 일정기간 후 게시하도록 예약할 수 있는 기능을 제공해야 함. 8) 단순 공문서 게시물 도착 알림기능 단순 공문서의 성격으로 게시물이 도착했을 때 사용자에게 알려주는 기능을 제공할 수 있음. 나. 게시물 열람 단순 공문서를 접수하거나, 게시물을 열람하기 위해서 접수 또는 열람하고자 하는 게시물들이 들어있는 게시판을 선택하는 기능임. 1) 게시물 내용보기 게시물의 내용을 보고자 할 때 사용하는 기능을 제공해야 함. 2 게시물 검색 검색조건에 따라 원하는 게시물을 검색하고자 할 때 사용하는 기능을 제공해야 함 3) 새 게시물만 보기 새로 올린 게시물만 보고자 할 때 사용하는 기능을 제공할 수 있음. 4) 읽기 표시 아직 읽지 않은 게시물을 읽은 것처럼 표시하는 기능을 제공할 수 있음. 5) 게시물 저장 게시물을 그대로 저장할 수 있는 기능을 제공해야 함. 6) 게시물 삭제 자신이 올린 게시물 중에 필요 없는 게시물을 지우는 기능을 제공해야 함. 7) 게시목록 정렬 등록된 게시물 목록의 특정 항목에 대하여 정렬하여 볼 수 있는 기능을 제공해야 함. 8) 게시물 내용인쇄 선택한 게시물의 내용을 인쇄하는 기능을 제공해야 함. 9) 게시목록 인쇄 게시판에 등록된 게시물의 목록을 선택하여 인쇄하는 기능을 제공해야 함. 다. 관리자 기능 게시판 관리기능은 게시판을 관리하는데 필요한 기능으로 환경설정, 게시판 관리, 게시판 권한지정, 구성원 관리, 게시판 속성지정, 게시판 임시폐쇄 등의 기능으로 분류함. 1) 환경설정 게시판 운영과 관계된 환경을 설정하는 기능을 제공해야 함. 2) 게시판 관리 게시판 내의 게시물을 관리하고 게시일자 등 조건에 맞는 게시물을 삭제하는 기 능을 제공해야 함. 3) 게시판 권한 지정 게시판의 사용자가 가질 수 있는 권한을 지정하는 기능을 제공해야 함. ㅇ 읽기 권한 게시판에 올라온 게시물을 읽을 수 있는 권한. ㅇ 게시 권한 게시판에 게시물을 올릴 수 있는 권한. ㅇ 관리 권한 게시판을 관리할 수 있는 권한. 4) 게시판 속성 지정 게시판마다 공지·알림·비밀 게시판의 속성을 지정하는 기능을 제공할 수 있음. ㅇ 공지 게시판 공지 게시판으로 지정된 게시판에 올라온 게시물을 보여주는 게시판. ㅇ 알림 게시판 게시물이 올라가면 게시되었다는 알림 메시지를 보여주는 게시판. ㅇ 비밀 게시판 특정 사용자들에게만 권한이 부여되는 게시판. 5) 게시판 임시폐쇄 게시판을 임시로 사용 불가능하게 지정하는 기능을 제공할 수 있음. 6) 조회수 관리 게시판에 게시되는 글의 조회수를 관리하고, 게시물과 함께 보여지는 기능을 제공할 수 있음. 6. 시스템 운영·관리기능 (관리자 기능) 시스템 운영·관리기능이란 관리자가 전자문서시스템을 관리하는 데 공통적으로 필요한 기능임. 시스템 운영·관리기능은 크게 사용자·그룹 관리 기능, 구성관리 기능, 사용자 현황관리기능, 시스템 감시 및 제어 기능, 문서수발의 관리 등으로 구분함. 가. 사용자·그룹 관리 1) 관리자 암호의 변경 전자문서시스템을 관리하는 관리자가 기타 사용하고 있는 암호인증기능을 통해 자신의 암호를 변경할 수 있는 기능을 제공해야 함. 2) 사용자 등록·수정·삭제 관리자가 사용자를 새로 등록하거나 변동사항을 수정하고 사용자를 삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. 3) 사용자 암호 초기화 사용자가 사용하는 암호를 잊어버렸을 경우에 이를 해결하기 위해 기타 암호인증기능을 통해 관리자가 사용자의 암호를 초기화 할 수 있는 기능을 제공해야 함. 4) 신규서식 등록·수정·삭제 새로운 서식이 필요할 경우에 관리자가 신규 서식을 등록·수정·삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. 5) 조직체계 등록·수정·삭제 각 조직에 있어서 조직 체계를 등록·수정·삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. 6) 사용자 이미지서명의 등록·수정·삭제 사용자의 전자이미지 서명을 등록·수정·삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. 7) 사용자 로그인(login) 관리 접속되어 있는 사용자의 로그인(login) 현황을 볼 수 있는 기능을 제공해야 함. 8) 일괄등록 관리자가 사용자 등록시 등록할 사용자가 많을 경우에 일괄적으로 신속하게 사용자들을 등록할 수 있게 하는 기능을 제공할 수 있음. 9) 전자이미지관인 관리 전자이미지 관인을 등록·삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함. 나. 구성관리 1) 시스템 구동 전자문서시스템을 처음 시작하는 기능을 제공해야 함. 2) 시스템 종료 전자문서시스템을 종료하는 기능을 제공해야 함. 3) 문서함 생성·삭제 부서문서함을 생성하거나 삭제할 수 있는 기능 및 개인문서함을 생성 및 삭제 할 수 있는 기능을 제공할 수 있어야 하며, 부서별 검색 및 열람권한을 제한할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 4) 기안자·검토자·협조자·결재권자별 통계 생산문서에 대해 기안자·검토자·협조자·결재권자별 각종 통계작성 기능을 제공해야 함. 5) 결재문서 관리 결재 요청된 문서들의 진행상황을 확인·관리할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 6) 우편함 관리 우편함을 관리하는 기능을 제공할 수 있음. 7) 조직도 관리 관리자가 부서 등록시 조직도와 같은 다단계 방식으로 부서를 등록·관리함으로써 부서 검색시 빠르게 원하는 부서를 찾을 수 있는 기능을 제공해야 함. 8) 기록물분류기준표 갱신 관리 자료관시스템(또는 국가기록원)에서 제공하는 방법으로 기록물분류기준표를 최신으로 갱신 및 관리하는 기능을 제공해야 함. 다. 사용자 및 현황 관리 1) 사용자현황 조회 현재 시스템을 사용하고 있는 사용자(또는 그룹)를 조회하고, 내역을 인쇄 또는 저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 2) 각종 통계 출력 사용자별·부서별로 일별·주별·월별 등 다양한 각종 통계를 출력하고, 관리할 수 있는 기능을 제공할 수 있으며, 주기적으로 사용하는 통계에 대한 출력, 관리 할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 라. 시스템 감시 및 제어 1) 백업 및 복구 전자문서시스템에 저장되어 있는 문서들을 백업받고 이를 다시 복구시키는 기능을 제공해야 함. 2) 계층별 사용자 지원 담당업무별, 직급별 등으로 사용자를 구분하여 권한을 제한하고, 보안등급을 부여하여 각 계층별로 사용자를 지원하는 기능을 제공할 수 있음. 3) 접근 제어 (Access Control) 데이터베이스에 접근할 때의 권한을 조정하는 기능을 제공해야 함. 4) 시스템 모니터링 시스템의 운영 상황을 파악하는 기능을 제공해야 함. 5) 시스템 기능별 사용차단·해제 시스템을 기능별로 사용 불가능하게 하거나 이를 해제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 6) 클라이언트 파일의 자동설치 기능 전자문서시스템 이용을 위해 각 사용자 PC에 설치해야 할 파일을 서버를 통해 자동으로 설치하는 기능을 제공할 수 있음. 7) 자동 버전관리 기능 서버 상에 클라이언트에서 사용되는 프로그램을 등록해 놓으면 사용자 접속시 서버와 클라이언트 상의 프로그램 버전 체크를 통해 버전이 상이한 경우 자동적으로 같은 버전의 프로그램을 다운로드 받도록 하는 기능을 제공할 수 있음. 8) 안내문 게시 및 메시지 전송 기능 시스템 관리자가 사용자들에게 안내 및 메시지전송을 할 수 있는 기능을 제공할 수 있으며, 관리자의 필요에 따라 사용자의 접속을 차단할 경우 사용자에게 이에 대한 메시지를 출력 후에 사용자의 접속을 차단할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 마. 문서수발의 관리 기능 언제 어느 사람이 결재를 했는가 등의 현황을 관리하는 기능을 제공할 수 있으며, 문서 수발에 대한 정보를 제공하는 기능을 제공할 수 있음. 바. 정보관리 기능 1) 정보·자료의 검색 정보 입력시 경제, 기술, 시사 등 업무에 필요한 각종 정보를 정보 분류 코드에 의거 정보종류별, 검색단어별로 입력하고 검색할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 2) 정보의 등록 정보의 등록은 모든 사용자가 가능해야 하며, 입력된 정보는 권한을 가진 정보 관리자에게 도착되고, 정보관리자는 내용을 확인한 후 등록 여부와 함께 정보등급, 정보의 공유그룹 등을 지정한 후 등록할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 3) 정보의 등급 지정 정보관리 권한을 가진 사용자가 정보등록시 정보의 등급과 정보의 공유그룹을 지정하여 해당 사용자만이 정보를 조회할 수 있도록 하는 기능을 제공할 수 있음. 4) 정보 공유그룹 등록 시스템 관리자의 관리자 프로그램에서 부서를 비롯해 여러 기준으로 공유그룹을 지정하여 등록할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 5) 정보의 폐기 및 재등록 정보입력시 지정된 폐기일자에 따라 기간이 경과된 정보는 폐기대상이 되며, 정보관리자는 이를 검색하여 완전히 삭제하거나 폐기 일자를 수정하여 재등록 할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 6) 정보의 삭제 해당 정보를 등록한 사람과 정보관리자만이 해당정보를 삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격 1. 생산현황보고 및 이관시 Data 목록
*구기록물철생산기관명 : 구기록물철을 생산한 기관의 기관명 및 부서명(기관명+부서명) *권호수 : 최초 기록물철생성의 경우 값이 ‘001’이며, 이후 권호수 추가시 ‘1’씩 증가 함 *특수목록 : 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우에 지정된 항목의 목록을 기입하는 것으로 생산현황보고 및 이관시 기록물철등록부정보와 기록물등록대장정보에서 분리하여 송수신함 *구기록물철분류번호 : 공문서분류번호 및 보존기간표에 의해 종전에 책정되어 있던 철단위 분류번호를 의미함.(예, 12410 ← 행정전산일반) *기록물구분(신/구) : 2004년부터 생산된 기록물은 신기록물, 2004년이전 생산기록물은 구기록물로 구분 *기록물등록건수 : 철내 등록된 기록물건수 *기록물쪽수 : 철내 등록된 기록물의 전체 쪽수 *전자파일갯수 : 철내 포함된 전자파일의 갯수(본문파일 + 첨부파일)임. 단, 생산현황보고 때는 값이 ‘000000’이고, 기록물이관 때에만 철내 포함된 전자파일의 개수를 기입함. *기록물철인수인계정보 : 기록물철의 인수·인계사항에 대한 정보 - 인수인계구분 : 0 해당없음, 1 인수, 2 인계 - 인수인계구분 ‘0’ 인 경우 : 기록물철인수인계정보중 인수인계구분이외의 항목(처리과기관코드, 단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수)은 해당사항 없음 - 인수인계구분 ‘1’ 인 경우 ·처리과기관코드 : 인계한 부서의 처리과기관코드 ·단위업무코드 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 해당 단위업무코드 ·생산년도 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 생산년도 ·기록물철등록일련번호 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 기록물철등록일련번호 ·권호수 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 권호수 - 인수인계구분 ‘2’ 인 경우 : 처리과기관코드는 인수하는 부서의 처리과기관코드를 등록하고, 이외 항목(단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수)은 해당사항 없음 *구기록물생산기관명 : 구기록물(건)의 생산당시 기관명 및 부서명(기관명+부서명) *구기록물문서번호 : 구기록물 건 단위에 기재되어 있는 문서번호를 의미함(예,행정12410-0099) *분리등록번호 : 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에 첨부물을 분리하여 등록하는 번호(기록물등록대장의 "첨부번호"항목) 임. 본문은 값이 ‘00’이며, 첨부물은 ‘01’부터 1씩 증가함 -분리등록 예 1 : 문서(종이 및 전자기록물)에 도면·카드·시청각기록물이 첨부될 경우 -분리등록 예 2 : 전자문서에 종이문서가 첨부될 경우 *쪽수 : 기록물건의 총쪽수(분리등록하는 첨부물이 있는 경우를 제외하고, 첨부물의 쪽수까지 포함된 총쪽수)를 기입함. *문서과배부번호 : 해당기록물의 배부일련번호를 의미함 *분류번호 : 해당 기록물이 편철되는 기록물철의 분류번호(처리과기관코드+단위업무코드+연도표시 기록물철 등록일련번호+권호수) *구기록물보존기간 : 구기록물 건 단위에 기재되어 있는 보존기간을 의미함 *기록물형태 : 기록물등록대장에서 사진·필름류, 녹음·동영상류 등 시청각 기록물에 대한 세부구분으로 2자리 구분코드 값(세부구분 및 코드값은 추후 통보)을 의미하며, 형태가 2종 이상일 경우 각각을 ","로 구분하여 등록함 *반려여부 : 반려된 기록물건을 등록하는 경우에는 ‘1’, 이외의 경우(해당 사항이 없는 경우)에는 ‘0’ 반려문서를 기록물등록대장에 등록할 경우 결재권자항목에는 반려자의 직위(직급)을 등록하고, 나머지 등록항목은 일반 생산(접수)문서와 동일함 *첨부파일일련번호 : 전자문서에 첨부문서가 본문과 분리되어 별도의 파일로 생성된 경우 첨부파일(분리등록한 첨부파일은 제외)의 일련번호를 말함 - 예) 본문이 전자문서이고 첨부1.종이문서, 첨부2.전자문서(별도파일), 첨부3.전자문서(별도파일) 인 경우, 첨부1을 제외(분리등록)한 첨부의 일련번호(첨부2→1번, 첨부3→2번) 1.2 기록물철등록부 및 기록물등록대장 변경(수정/삭제)이력정보 Data 목록
2. 생산현황보고 및 이관시 Data 표준규격 2.1 기록물철등록부 Data 규격 2.2 기록물등록대장 Data 규격 3. 분류기준표 송수신 Data 규격 3.1 자료관시스템 → 처리과 전자문서시스템 3.1.1 Data 목록 3.2 처리과 전자문서시스템 → 자료관시스템 3.2.1 처리과코드 변경에 따른 분류기준표 변경신청 3.2.1.1 Data 목록 3.2.5 단위업무의 일부 항목의 내용 수정에 따른 변경신청 3.2.5.1 Data 목록
4. 공통적용사항 ○ 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 송수신 되는 모든 데이터규격에 대하여 Text File로 작성시 Data 항목간 구분자로 ‘0(Null문자)’를 반드시 사용하여 구분하며, 한 목록(레코드)간 구분자로 ‘n'을 반드시 사용하여 구분하여야 함. 제3장 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계표준 Ⅰ. 연계표준 개요 1. 용도에 따른 분류 ○ 본 표준의 연계는 연계되는 내용 및 문서형식에 따라 전자문서연계와 전자결재연계로 구분된다. - 전자문서연계는 전자문서시스템과 행정정보시스템간에 생산한 문서(정보), 문서대장, 각종 행정정보 등을 상호 연동하기 위해 사용하며 - 전자결재연계는 행정정보시스템에서 생산한 행정정보를 전자문서시스템의 전자결재기능과 연계하기 위해 사용한다. 전자문서연계 방식중 하나이며, 연계본문은 exchange.dtd를 준수하여야 작성하여야 한다. 2. 접속방식에 따른 분류 ○ 본 표준의 연계는 접속하는 방식에 따라 센터연계와 직접연계로 나뉜다.
○ 정부전자문서유통센터의 연계센터를 경유하여 처리하는 방식이다. ○ 전 행정기관이 공통으로 사용하는 시스템과 각급 행정기관 전자문서시스템간의 연동을 위해 사용하는 방식이다. ex) 정부전자조달시스템(G2B), 세외수입시스템(서울시) 등
○ 정부전자문서유통센터의 연계센터를 경유하지 않고, 해당기관의 전자문서 시스템과 행정정보시스템간 직접 연계하는 방식이다. ○ 전 행정기관이 사용하지 않은 행정정보시스템과 해당기관 전자문서시스템을 연계할 때 사용한다. 공통행정업무중 해당기관에 서버를 별도로 구축한 경우에도 직접연계를 적용한다. ※ 센터연계 및 직접연계의 선택은 정부전자문서유통센터 담당자와 협의하여 결정한다. Ⅱ. 전송용통합파일(연계) 표준 전송용통합파일(연계)은 타 시스템과 연계를 위한 데이터포맷이며, 헤더와 전송정보(연계본문 + 일반첨부)가 XML형태로 packing된 문서를 말한다. 1. 전송용통합파일(연계) 형식 전송용통합파일(연계)은 연계본문 및 일반첨부에 헤더정보가 Packing 된 형태이다.
2. 전자문서연계 방식의 전송용통합파일 Schema/DTD ( Schema 방식 : exchangepack.xsd, DTD 방식 : exchangepack.dtd ) (1) exchangepack.xsd
<사용 범례> ○ 1 : 반드시 한번 사용(필수) ○ 0..1 : 한번 사용하거나 사용하지 않아도 됨(선택) ○ 1..n : 반드시 한번이상 사용(필수) ○ 0..n : 사용하지 않아도 되나 횟수제한 없음(선택) ○ server : 송·수신 시스템 정보를 정의하는 엘리먼트 - sendserverid(송신시스템 ID) 연계정보를 생성 및 송신하는 시스템 ID 엘리먼트 - receiveserverid(수신시스템 ID) 연계정보의 수신 목적지가 되는 시스템 ID 엘리먼트 ○ sender(송신자 정보) 송신자에 대한 세부 정보를 입력하는 엘리먼트 (전체 생략 가능) receiver 엘리먼트와 하위 엘리먼트가 같다. ○ receiver(수신자 정보) 수신자에 대한 세부 정보를 입력하는 엘리먼트 (전체 생략 가능) - organ(기관/부서명 정보) 기관명 및 부서명을 입력하는 엘리먼트 · orgname(송신/수신 기관명) 송신 또는 수신 기관명을 입력하는 엘리먼트 · deptname(송신/수신 부서명) 송신 또는 수신 부서명을 입력하는 엘리먼트 - sendkey(송신자의 key) 송신자 key 정보를 입력하는 엘리먼트 - recvkey(수신자의 key) 수신자의 key 정보를 입력하는 엘리먼트 - username(송신/수신 사용자명) 송신자 또는 수신자 명을 입력하는 엘리먼트 - userposition(송신/수신 사용자직위) 송신자 또는 수신자 직위를 입력하는 엘리먼트 - email(송신/수신자 E-mail 주소) 송신자 또는 수신자의 E-mail 주소를 입력하는 엘리먼트 ○ sendersystemname(송신시스템명) 연계정보를 송신하는 시스템의 명칭을 입력하는 엘리먼드 (생략 가능) ○ exchangetype(연계정보 타입) 연계시스템 간 미리 정의된 연계정보의 타입을 입력하는 엘리먼트 - maintype(연계 업무코드) 연계정보의 종류(7자리 코드)를 입력하는 엘리먼트 업무별로 전자문서유통센터와 협의해서 정의함 - subtype(연계 부 업무코드) 하나의 maintype에 세부 구분이 존재할 경우 입력하는 엘리먼트 ○ doctype(문서종류) 문서종류를 나타내는 엘리먼트 send(발송), fail(발송실패), arrive(도달), receive(수신), accept(접수), invalid(해당ID없음), cease(중단), retrieval(회수), consider(검토), review(재검토), temporary-save(임시저장) 등의 값을 가지며, 추가 정의 가능. ※ 업무관리시스템 전용 Ack 정보 추가(2009) ○ date(날짜) 전송용통합파일의 발송시각, 도달시각, 접수시각 등 doctype에 따른 시각을 YYYY-MM-DD hh:mm:ss 형식으로 입력하는 엘리먼트 ○ administrativenum(행정정보처리번호) 행정정보시스템에서 연계정보에 부여하는 유일한 번호 엘리먼트 ○ title(연계정보 제목) 연계정보의 제목을 입력하는 엘리먼트 ○ addenda(추가 헤더정보 정의) 추가로 헤더 항목을 정의할 때 입력하는 엘리먼트 - addendum(실제 추가 헤더정보) 실제로 추가 정의한 헤더정보를 입력하는 엘리먼트 필요한 개수만큼 정의하여 사용할 수 있다. ○ contents(전송내용 정의) - content(전송할 문서의 정보와 실제 파일내용) (4) 개별 어트리뷰트
3. 전자결재연계 방식의 전송용통합파일 Schema/DTD ( Schema 방식 : pack.xsd, DTD 방식 : pack.dtd)
<사용 범례> - 1 : 반드시 한번 사용(필수) - 0..1 : 한번 사용하거나 사용하지 않아도 됨(선택) - 1..n : 반드시 한번이상 사용(필수) - 0..n : 사용하지 않아도 되나 횟수제한 없음(선택) ○ type(문서종류) 문서종류를 나타내는 엘리먼트 send(발송), fail(발송실패), arrive(도달), receive(수신), submit(상신), approval(결재), return(반송), invalid(해당ID없음) 등의 값을 가진다. ○ date(날짜) 전송용통합파일의 발송시각, 도달시각, 접수시각 등 doctype에 따른 시각을 YYYY-MM-DD hh:mm:ss 형식으로 입력하는 엘리먼트 ○ sender(송신시스템 ID) 결재연계정보를 생성 및 송신하는 시스템 ID을 입력하는 엘리먼트 ○ receiver(수신시스템 ID) 결재연계정보를 수신하는 시스템 ID을 입력하는 엘리먼트 ○ sender_userid(송신 사용자 ID) 결재연계정보를 송신하는 사용자 ID을 입력하는 엘리먼트 ○ receiver_userid(송신 사용자 ID) 결재연계정보를 수신하는 사용자 ID을 입력하는 엘리먼트 ○ sender_email(송신 사용자 E-mail 주소) 송신 사용자의 E-amil 주소를 입력하는 엘리먼트 ○ sender_orgname(송신 기관명) 결재연계정보를 송신하는 기관명을 입력하는 엘리먼트 ○ sender_systemname(송신 시스템명) 결재연계정보를 송신하는 시스템명을 입력하는 엘리먼트 ○ administrative_num(행정정보처리번호) 행정정보시스템에서 연계정보에 부여하는 유일한 번호 엘리먼트 4. 전자결재연계 방식의 연계본문 DTD(exchange.dtd) 연계본문은 행정정보시스템과 전자문서시스템 간 연계 시 전송되는 내용에 대한 문서포맷이다. 전자결재연계는 행정정보시스템에서 전자문서시스템으로 결재할 내용(exchange.xml)을 전송하고, 전자문서시스템에서 결재처리결과(notification.xml)를 행정정보시스템으로 전송하는 하는 방식이다. 전자결재연계의 연계본문은 exchange.dtd를 준수하여 작성하여야 한다.
(4) 결재연계를 위한 연계본문 표준 DTD 항목별 상세 내역 □ COMMON(공통 헤더 정보) ○ SENDER (송신자 정보) - SERVERID (송신시스템 ID) 연계정보를 송신하는 시스템 ID을 입력하는 엘리먼트 - USERID (송신사용자 ID) 연계정보를 송신하는 사용자 ID을 입력하는 엘리먼트 - EMAIL (송신사용자 E-Mail 주소) 연계정보를 송신하는 사용자의 E-Mail 주소를 입력하는 엘리먼트 ○ RECEIVER (수신자 정보) - SERVERID (수신시스템 ID) 연계정보를 수신하는 시스템 ID을 입력하는 엘리먼트 - USERID (수신 사용자 ID) 연계정보를 수신하는 사용자 ID을 입력하는 엘리먼트 - EMAIL (수신 사용자 E-Mail 주소) 연계정보를 수신하는 사용자의 E-Mail 주소를 입력하는 엘리먼트 ○ TITLE (연계본문 제목) 연계본문의 제목을 입력하는 엘리먼트 전자문서시스템에서 기안문의 제목으로 이용된다. ○ CREATE_DATE (생성일시) 연계본문이 최초로 생성된 시각을 입력하는 엘리먼트 날짜포맷은 YYYY-MM-DD hh:mm:ss를 준수한다. ○ ATTACHNUM (첨부문서) 첨부된 파일의 총 개수를 입력하는 엘리먼트 ○ ADMINISTRATIVE_ NUM (행정정보처리번호) 행정정보시스템에서 연계문서에 부여하는 유일한 번호 엘리먼트 □ DIRECTION(연계방향) ○ TO_ADMINISTRATIVE_SYSTEM (전자문서시스템에서 행정정보시스템으로 전송) - DOCUNUM (문서번호) 결재완료되어 기록물등록대장에 등재된 문서의 문서번호를 입력하는 엘리먼트 docnumcode 어트리뷰트는 전자문서시스템의 기록물등록대장에서 관리하는 등록번호의 내부 코드정보(처리과코드+일련번호)이다. docnumcode는 기록물등록대장에 등록된 13자리 코드값이며, 부서코드 7자리 + 문서번호 6자리이다. 예) 행정정보화팀-36의 경우 docnumcode="1310505000036"> - SANCTION_INFO (결재정보) 결재의 진행상태를 입력하는 엘리먼트 status 어트리뷰트 값은 진행, 완료로 구분된다. - LINES (결재선 정보) 결재선에 있는 중간 및 최종 결재자 정보를 입력하는 엘리먼트 - LINE (각 결재선 정보) 결재선을 구성하는 각 단계 결재자 정보를 입력하는 엘리먼트. - LEVEL (결재단계) 결재선의 결재단계를 입력하는 엘리먼트 기안은 "1", 최종 결재(전결, 대결, 결재)는 "final"이며, 중간결재는 "2", "3", "4" 순서로 정해진다. - SANCTION (결재정보) 결재자별 결재에 대한 정보를 입력하는 엘리먼트 type 어트리뷰트에 결재유형(기안, 검토, 협조, 대결, 전결, 결재)값을, result 어트리뷰트에 결재행위의 결과(상신, 기안취소, 반려, 승인, 미결)값을 갖는다. ※ 전결의 대결처리 기능은 붙임 8 참조 - PERSON (기안자/검토자/협조자/대결자/전결자/결재자 정보) 결재선에 있는 사용자 정보를 입력하는 엘리먼트 USERID(사용자ID), NAME(이름), POSITON(직위/직급), DEPT(부서), ORG(기관)을 나타내며, POSITON은 직위 우선으로 사용하고, 직위가 없는 경우에는 직급을 사용한다. - COMMENT (결재의견) 결재자가 제시한 의견을 입력하는 엘리먼트 - DATE (결재완료시각) 최종적으로 결재가 완료된 시각을 입력하는 엘리먼트 날짜포맷은 YYYY-MM-DD hh:mm:ss을 준수한다. - MODIFICATION_FLAG (수정여부) 행정정보 및 일반첨부 문서의 수정여부를 입력하는 엘리먼트 - MODIFIABLE (수정여부) modifyflag 어트리뷰트에 연계첨부 및 첨부파일의 수정여부(yes, no)값을 입력하는 엘리먼트이고, 기본값은 no이다. - MODIFIED (수정시각) 전자문서시스템에서 문서를 수정한 후 결재(혹은 협조, 검토)한 시각을 입력하는 엘리먼트 ○ TO_DOCUMENT_SYSTEM (행정정보시스템에서 전자문서시스템으로 전송) notification 어트리뷰트는 결재 처리결과 통보방식(최종 결재 후 통보, 결재단계별 통보)을 전자문서시스템에 알리기 위하여 사용 - LINES (결재선 정보) 행정정보시스템에서 결재선을 지정할 경우 결재선 정보를 입력하는 엘리먼트로 결재선 지정이 되지 않을 경우 생략 가능하다. ※ LINE, LEVEL, SANCTION, PERSON, COMMENT, DATE 엘리먼트는 TO_ADMINISTRATIVE_SYSTEM의 내용과 동일함 - MODIFICATION_FLAG (수정가능여부) 전자문서시스템에서 연계요청한 행정정보문서와 일반첨부파일의 수정가능 여부를 설정하는 엘리먼트 - MODIFIABLE (수정가능여부) modifyflag 어트리뷰트는 행정정보문서와 일반첨부파일을 전자문서시스템에서 수정가능한지를 알려주는 값으로, 기본값은 no이다. - MODIFIED (수정시각) 수정시각이 입력되며 생략 가능한 엘리먼트 ※ 전자문서시스템으로 전송할 경우 수정시각은 의미가 없음 □ ADDENDA(추가 헤더 정보) ○ ADDENDUM(개별 추가 헤더 정보) - 행정정보시스템에서 헤더정보를 추가적으로 정의할 때 사용하는 엘리먼트 - name 어트리뷰트는 추가정의한 헤더정보명, comment 어트리뷰트는 추가정의한 헤더정보의 참조 부가 설명 값을 갖는다. - 전자문서시스템은 추가항목이 포함된 연계본문의 결재 처리결과 발송 시 최초 연계본문에 포함되어 있는 추가항목을 반드시 포함하여 전송하여야 한다. □ BODY(기안본문) ○ 행정정보시스템에서 전자문서시스템으로 전송하는 경우 - 행정정보시스템 사용자가 작성한 결재문서의 본문으로 전자문서시스템 기안문의 본문에 해당된다. - BODY의 포함 여부는 선택사항이며, 포함되지 않을 경우 전자문서시스템에서 작성하여야 한다. MODIFICATION_FLAG와 상관없이 수정 가능하다. ○ 전자문서시스템에서 행정정보시스템으로 전송하는 경우 - 전자문서시스템에서 결재 처리한 기안문의 본문 - 행정정보시스템에서 전송한 연계본문을 수정한 경우 연계본문, 행정정보문서, 일반첨부문서를 포함하여 전송하고, 수정하지 않은 경우 결재처리정보만 전송한다. ○ 문서포맷은 XML 구조이며 작성은 텍스트 포맷으로 한다. 연계본문을 위한 세부구조를 지정하지 않고 특수문자 사용을 배제한 일반 텍스트를 사용하여 연계본문을 구성하도록 한다. □ ATTACHMENT(첨부문서) 연계첨부 문서는 행정정보문서와 일반첨부문서로 구성되며, 결재연계 시 연계첨부 문서의 포함여부는 선택사항이다. ○ XMLFILE(행정정보 XML 문서) 행정정보시스템에서 결재연계 필요한 행정정보를 XML 파일 형태로 작성한 문서이며, 전자문서시스템에서 결재처리시 첨부로 처리된다. XML 문서에 대한 XSL 문서를 사용할 수 있으며, XSL 문서의 사용은 선택사항이다. - 전자문서시스템에서 연계첨부의 내용 수정은 행정정보시스템에서 설정한 수정가능여부(MODIFICATION_FLAG의 MODIFIABLE)에 따라 결정된다. modifiable 값은 기본값이 "no"이며, "yes"인 경우 전자문서시스템에서 수정 가능하다. 단, XML 문서 수정에 대한 기능은 수정하고자 하는 해당 전자문서시스템에서 구현하여야 한다. - 수정된 연계첨부은 결재 처리완료 후 행정정보시스템으로 재전송되며(연계본문, 연계첨부, 첨부문서 포함) 전자문서시스템 수정사항에 대한 행정정보시스템의 반영여부는 해당 행정정보시스템에서 결정한다. - 행정정보시스템에서는 행정정보문서를 연계본문으로 포함하여 구성할 수 있으며, 연계본문은 Text 형식으로만 가능하다. - 행정정보시스템과 전자문서시스템은 연계첨부의 항목별 수정을 위해 modification 어트리뷰트를 사용한다. - 행정정보시스템에서는 modification 어트리뷰트에 modifiable(수정가능), unmodifiable(수정불가능) 값을 사용할 수 있으며 기본값은 unmodifiable 이다. 전자문서시스템에서는 수정된 항목에 대한 modified(수정됨) 값을 사용한다. □ 연계첨부(행정정보문서 및 일반첨부문서) 수정 프로세스 ○ 공통 적용사항 - notification에 상관없이 BODY(본문 Text)내용은 수정이 가능하다. - notification="final"인 경우에는 결재완료시점에 최종 변경분을 전송한다. - 전자문서시스템에서 기안상신 시 notification에 관계없이 submit(상신) Ack정보는 한번만 전송한다. - 전자문서시스템에서의 반려처리는 notification에 관계없이 반려에 대한 결재정보를 행정정보시스템으로 전송한다. ○ modification flag=YES, notification=all 인 경우의 처리 1) BODY(본문 Text) - notification에 상관없이 수정이 가능하며, 수정된 경우에는 수정된 본문을 행정정보시스템에 전달하여야 함. 2) 연계첨부 및 첨부파일 관리 ① 원본 연계문서 첨부문서의 수정 및 삭제 처리 - 행정정보시스템에서 생산한 첨부파일(연계첨부 포함)은 삭제가 불가능하며 수정은 가능함 - 수정된 경우 수정된 파일만 행정정보시스템에 전달하며, 전달시 파일이름은 행정정보시스템에서 최초 생성한 문서와 동일하게 유지 ② 원본 연계문서에 새로운 첨부파일 처리 - 전자문서시스템에서 연계문서에 새로운 첨부파일을 추가할 수 있으며, 파일을 추가하여 결재상신 시 행정정보시스템으로 추가된 첨부파일을 전송함 ③ 원본 연계문서의 변경시(수정, 첨부추가, 본문수정 등) 수정 및 첨부된 파일만 포함하여 전송하며, 수정이 되지 않은 경우에는 결재처리정보만 전달 ④ 결재라인 변경 시에는 변경된 결재라인 정보를 전송 ○ modification flag=NO, notification=all 인 경우의 처리 1) BODY(본문 Text) - notification에 상관없이 수정이 가능하며, 수정된 경우에는 수정된 본문을 행정정보시스템에 전달하여야 함. 2) 첨부문서 관리 ① 원본 연계문서 본문 및 연계첨부의 수정 및 삭제 처리 불가 ② 원본 연계문서에 새로운 첨부파일 추가 불가 ③ 결재라인별로 결재처리정보만 전송하되, 결재라인 변경 시에는 변경된 정보를 전송해야 함. ○ modification flag=YES, notification=final 인 경우의 처리 1) BODY(본문 Text) - notification에 상관없이 수정이 가능하며, 수정된 경우에는 수정된 본문을 행정정보시스템에 전달하되 최종결재 완료 후에 마지막 변경정보만 전달함. 2) 첨부문서 관리 ① 연계문 삭제 불가, 수정은 가능하며 첨부파일 추가 가능 ② 최종결재완료 시에만 연계문서 원본대비 최종 변경파일을 행정정보시스템에 전달하되, 기존 첨부파일의 수정내역을 전달 시에는 행정정보시스템에서 생성한 원본파일과 동일한 이름으로 전달함. ③ 결재상신 시 본문 및 연계첨부 등 수정사항 발생시 통보하며, 최종결재완료 후에는 그 이후에 변동된 내역만 전송함. ○ modification flag=NO, notification=final 인 경우의 처리 1) BODY(본문 Text) - notification에 상관없이 수정이 가능하며, 수정된 경우에는 수정된 본문을 행정정보시스템에 전달하되 최종결재 완료 후에 마지막 변경정보만 전달한다. 2) 첨부문서 관리 ① 연계문 삭제 불가, 수정불가, 첨부파일 추가 불가 ② 최종결재결과를 전달하며, 수정사항이 없으므로 결재처리결과 중 결재라인만 전달 ○ modification flag 처리 방법 1) 행정정보시스템에서 전자문서시스템으로 보낼 경우 ① yes, no의 의미는 행정정보시스템에서 보내는 파일(연계첨부 XML, 첨부)에 대한 수정가능여부를 나타냄. ② yes 인 경우에는 수정이 가능하며, no인 경우에는 수정이 안됨. ③ yes, no에 상관없이 행정정보시스템에서 추가한 파일은 전자문서시스템에서 삭제할 수 없음. 2) 전자문서시스템에서 행정정보시스템으로 보낼 경우 ① yes, no의 의미는, 행정정보시스템에서 modiflag가 yes인 경우(즉, 수정이 가능한 경우) 전자문서시스템에서 수정을 하였을 때, 수정했는지 여부를 나타냄. ② yes 인 경우에는 수정한 경우이며, no인 경우에는 수정이 안된 경우임. ③ yes인 경우에는
○ 일반첨부 문서 일반첨부 문서는 첨부문서 중에서 행정정보 문서를 제외한 파일을 말하며, 첨부문서의 첨부여부는 선택사항이다. - 일반 첨부문서의 개수는 제약이 없다. - 전자문서시스템에서 결재를 상신할 기안문서의 첨부에 해당되며, 수정가능 여부는 행정정보시스템에서 결정한다. - 일반 첨부문서에 대한 첨부기능은 행정정보시스템 또는 전자문서시스템 모두 가능하다. 5. 전송용통합파일 명명규칙 및 생성 ○ 전송용통합파일은 연계모듈의 지정된 디렉토리 내에서 다른 파일 이름과 중복되지 않는 유일한 이름으로 저장되어야 한다. 유일한 이름으로 파일 이름을 지정하기 위해 아래와 같은 파일 명명(Naming)규칙을 적용한다. ○ 발송(send)되는 연계정보의 전송용통합파일 생성(Packing)은 연계모듈에서 처리함을 원칙으로 한다. 다만, 행정정보시스템이나 전자문서시스템에서도 전송용통합파일을 생성할 수 있다. ※ Ack문서의 전송용통합파일은 해당 시스템에서 생성하는 것을 원칙으로한다. ○ 전송용통합파일을 연계모듈에서 생성할 경우 송신 시스템에서는 정해진 규칙에 따라 전송할 파일(헤더, 연계본문, 일반첨부)을 작성한다. (1) 전자문서연계 전송용통합파일 ○ 전송용통합파일 구성은 헤더 + 전송할 내용(contents)으로 구성되며, 전송할 내용은 연계본문(body, 생략가능) + 연계첨부로 구성된다. ○ 전송용통합파일 명명규칙 기관별 업무코드 + 송신시스템ID + 수신시스템ID + 시간스탬프(YYYYMMDDhhmmss) + 5자리 난수 ○ 전송용통합파일 생성방법 - 행정정보시스템 및 전자문서시스템에서 전송용통합파일을 생성할 경우 exchangepack.xsd를 기준으로 작성하고, "전송용통합파일 명명규칙" 에 의해 전송용통합파일 이름을 만든 후 송신시스템의 연계모듈 임시송신함(sendtemp)에 저장한다. - 연계모듈에서 전송용통합파일을 생성할 경우 임시송신함(sendtemp) 아래에 하위 디렉토리를 만들고 생성된 디렉토리에 발송하고자 하는 파일을 모두 저장한다. 임시송신함 아래에 생성되는 디렉토리의 명명규칙은 "전송용통합파일" 명에서 확장자를 제외한 나머지 파일이름 부분과 동일하다. 디렉토리에 저장할 파일들에 대한 명명규칙은 다음의 표와 같다.
(2) 전자결재연계 전송용통합파일 ○ 전송용통합파일 구성은 헤더 + 전송내용(contents)으로 구성되며, 전송할 내용은 연계본문 + 행정정보문서 + 일반첨부문서로 구성된다. ○ 전자결재연계 전송용통합파일 명명규칙 - 행정정보시스템에서 전자문서시스템으로 결재를 위한 연계정보 전송 또는 전자문서시스템에서 행정정보시스템으로 결재처리 결과를 전송하는 경우에는 아래와 같은 명명규칙을 따른다. ○ 전자결재연계 전송용통합파일 생성방법 - 행정정보시스템 및 전자문서시스템에서 생성할 경우 연계본문은 exchange.dtd, 전송용통합파일은 pack.xsd(또는 pack.dtd)를 기준으로 작성하고, "전송용통합파일 명명규칙" 에 의해 전송용통합파일 이름을 만든 후 송신시스템의 연계모듈 임시송신함(sendtemp)에 기록한다. - 연계모듈에서 생성할 경우 전송하고자 하는 파일들을 임시송신함(sendtemp) 아래에 임시 디렉토리를 만들고 발송하고자 하는 파일을 모두 기록한다. 임시송신함(sendtemp) 아래에 생성되는 디렉토리의 명명규칙은 "전송용통합파일" 명에서 확장자를 제외한 나머지 파일이름 부분과 동일하다. 디렉토리에 기록할 파일들에 대한 명명규칙은 다음의 표와 같다. Ⅲ. 정부전자문서유통지원센터 연계 구성 □ 연계 구현방식은 연계센터를 경유하는 방식과 시스템 간 직접 연계하는 방식으로 구분된다. □ 연계센터 경유방식은 전자문서유통센터에 구축된 연계서버를 활용한다. 다만, 기관 내부에서 운영되는 다양한 행정정보시스템을 기관 내 전자문서시스템과 연동할 경우 해당기관에서 연계체계를 독자적으로 구축하여 운영할 수 있다. □ 연계 유형은 송신시스템과 수신시스템이 1:N, N:1, M:N이 가능하다. ※ 행정정보시스템과 전자문서시스템은 1:1 연계를 기본으로 한다. 2. 연계 구현방식 (1) 송신시스템 ○ 연계모듈이 설치된다. ○ 연계문서를 생성하며, 연계모듈을 통해 연계정보를 발송하고 수신시스템으로부터 연계문서 처리상태 Ack를 받아 처리한다. (2) 연계센터 ○ 연계센터 경유 방식에서 송신 및 수신시스템 간 정보 연계를 수행한다. ○ 연계센터의 세부 기능은 아래와 같다 - 연계정보 전달 및 송·수신 로그 관리 - 결재처리상태 정보 관리 (결재연계의 경우) - 연계정보를 담은 전송용통합파일의 보관 - 송·수신시스템 계정관리, 장애 관리, 통계관리 (3) 수신시스템 ○ 연계모듈이 설치된다. ○ 수신된 연계정보를 처리하고, 처리 결과 등을 연계모듈을 통해 발송한다. ※ 참고) 전자서명 및 암·복호화 - 전자서명 및 암호화는 표준보안 API를 사용하며, 연계모듈에서 해당 기능을 수행한다 - 전자서명 및 암호화 적용은 전송용통합파일 발송 직전에 수행하며, 컴퓨터용 인증서를 이용한다. - 수신시스템의 연계모듈에서 암호화된 전송용통합파일의 복호화 및 전자서명 검증을 수행한다. 3. 연계센터 및 연계모듈 기능 (1) 연계센터 기능 (2) 연계모듈 기능 ○ 연계모듈 디렉토리 구성 (3) 연계 흐름도 및 시나리오 (가) 전자문서연계의 경우 연계 흐름 및 시나리오 가. 송신시스템에서 사용자가 전송할 연계정보를 작성하거나, 배치작업에 의해 연계문서를 생성한다. 나. 송신시스템에서 문서를 송신하면 전송용통합파일 생성작업(Packing)을 수행한다. 송신시스템에서 Packing을 하지 않을 경우에는 지정된 임시송신함(sendtemp)에 헤더파일, 연계본문(생략가능), 첨부문서를 정해진 명명규칙에 의해 기록하면 연계모듈에서 Packing한다. 다. 연계모듈은 임시송신함(sendtemp)을 Polling하면서 송신할 문서가 검색되면 송신작업을 수행한다. 라. 수신시스템 연계모듈에서는 전송용통합파일 및 전송용통합파일을 분리(Unpack)한 파일들을 임시수신함(exreceivetemp) 아래에 기록하고, arrive(도달) 문서를 작성하여 보낸다. 수신시스템에서는 임시수신함(exreceive temp)를 Polling하여 전송용통합파일 혹은 분리된 파일들을 수신한 후 수신자ID의 문서함으로 전달한다. 이 때 수신시스템에서는 receive(수신) 문서를 생성하여 송신시스템으로 발송한다. 마. 수신시스템의 수신자는 문서처리를 위해 시스템에 접속한다. 바. 수신시스템에서 수신된 정보를 처리하면 수신시스템은 accept(접수) 정보를 생성하여 송신시스템으로 발송한다. 사. 전자문서연계는 Ack 정보의 값을 연계 대상 시스템 간 협의에 의해 정의할 수 있으며, (send-arrive- receive 이후의 값을 자체 정의) 자체 정의한 Ack 정보가 연계서버를 경유하여 연계될 경우 전자문서유통센터와 사전에 협의하여야 한다. (나) 전자결재연계의 경우 연계흐름 및 시나리오 가. 사용자는 행정업무 처리를 위하여 행정정보시스템에 접속한다. 나. 행정정보시스템에서 결재내용(연계본문, 행정정보문서, 일반첨부문서)을 작성한다. 다. 행정정보시스템에서 전자문서시스템으로 결재를 요청하기 위한 연계문서를 생성한다. 라. 행정정보시스템에서 전송용통합파일을 생성(Packing)하여 임시송신함(send temp)에 저장한다. 행정정보시스템에서 Packing 하지 않을 경우에는 임시송신함(sendtemp)의 하위 디렉토리를 생성하여 전송헤더, 연계문서, 연계첨부, 첨부문서를 정해진 파일명명규칙에 의해 기록하면 연계모듈에서 PacKing한다. 마. 임시송신함(sendtemp)을 연계모듈에서 Polling하여 송신 대상 전송용 통 합파일이 있는지 확인하고 송신처리를 수행한다. 바. 수신시스템 연계모듈에서는 전송용통합파일을 임시수신함(receivetemp)에 기록하고, 전송용통합파일을 Unpack(분리)한 후 분리된 파일들을 임시수신함의 하위 디렉토리를 생성하여 기록한다. 연계모듈에서는 arrive(도달) 문서를 작성하여 행정정보시스템으로 발송한다. 사. 전자문서시스템에서는 전송용통합파일 혹은 Unpack(분리)된 파일들을 임시수신함(receivetemp)에서 Polling하여 수신한 후 기안자의 문서함으로 전달한다. 전자문서시스템에서는 결재연계문서를 수신 시 receive(수신) 문서를 생성하여 행정정보시스템으로 발송한다. 아. 전자문서시스템의 기안자는 결재상신을 위해 전자문서시스템으로 접속한다. 자. 전자문서시스템의 기안자는 결재선을 지정하여 결재를 상신한다. 전자문서시스템에서는 submit(상신) 정보를 생성하여 행정정보시스템으로 발송한다. 차. 전자문서시스템은 결재진행 내역에 대해 결재진행 단계별로 approval(결재) 문서를 생성하며, 결재 처리정보와 필요시 본문, 연계첨부, 첨부문서를 행정정보시스템으로 발송한다. (4) 연계처리 상세내역 (가) 전송용통합파일의 송신처리 ○ 송신시스템은 수신시스템으로 발송할 연계정보를 전송용통합파일 형태 또는 전송용통합파일 생성 전의 파일들을 디렉토리를 생성하여 기록하는 형태로 연계모듈의 임시송신함(sendtemp)에 위치시킨다. ○ 송신시스템의 연계모듈은 임시수신함(sendtemp)를 폴링(Polling) 하는 중 연계문서가 감지되면 통합(Packing) 작업을 필요한 지를 판단하고 필요할 경우 전송용통합파일을 생성한다. ○ 연계모듈은 전송용통합파일명을 분석하여 각 시스템별로 사용하는 업무코드(7자리)가 파일명에 포함된 경우 연계문서로, 없을 경우 결재연계문서로 판단하고 처리한다. ○ 연계모듈은 전송용통합파일의 정합성 검증과 컴퓨터용 인증서를 사용한 전자서명 및 암호화를 수행한 후 수신시스템의 정보를 servers.inf에서 조회한다. ○ 연계모듈은 수신시스템이 직접연계와 연계센터를 경유하는 연계방식 중 어느 방식을 사용하여 연계문서를 수신하는 지를 확인한 후 해당 방식으로 수신시스템에 전송용통합파일을 송신한다. ○ 연계모듈의 송신과정에서 오류가 발생할 경우, 연계모듈은 fail 문서를 생성하여 송신시스템의 임시수신함에 기록한다. ※ 임시수신함은 연계의 경우에는 exreceivetemp, 전자결재연계의 경우에는 receivetemp임 (나) 연계센터 전송처리(연계센터 경유방식) ○ 연계센터로 전송된 경우, 전송용통합파일은 연계센터의 메시징 엔진에서 수신하고 처리하며 직접연계인 경우에는 수신시스템의 연계모듈이 수신 및 처리한다. ○ 연계센터는 수신한 전송용통합파일의 복호화 및 전자서명 검증작업을 수행하고 전송용통합파일 헤더정보의 송수신 내역을 확인 후 로그를 기록하고 일정기간 동안 저장한다. ○ 연계센터는 수신시스템의 정보를 확인하고 전송용통합파일의 전자서명 및 암호화 작업을 수행 후 수신시스템의 연계모듈로 송신한다. ○ 연계센터는 전송용통합파일의 처리과정에서 더 이상 처리가 불가능한 오류가 발생하면 이에 대한 fail 정보를 생성하여 송신시스템으로 송신한다. (다) 전송용통합파일의 수신처리(전자문서연계) 가. 전송용통합파일 수신 및 분리 ○ 수신시스템의 연계모듈은 송신시스템 또는 연계센터에서 송신한 전송용통합파일을 수신하여 복호화 및 전자서명 검증 등의 처리과정을 수행한 후 임시수신함(exreceivetemp)과 수신함(receive)에 기록한다. ○ 연계모듈은 임시수신함(exreceivetemp)에 전송용통합파일명과 동일한 명칭의 디렉토리를 생성하고 전송용통합파일을 Unpack(분리) 작업하여 헤더, 연계본문, 첨부문서, eof 파일로 구분 기록하고 arrive(도달)정보를 전송용통합파일로 생성하여 발송한다. 나. 수신시스템에서의 처리 ○ 수신시스템은 임시수신함(exreceivetemp)을 Polling하여 전송용통합파일 혹은 분리된 파일을 접수하고 수신자에게 전송하며, 임시수신 디렉토리 아래의 전송용통합파일 및 분리된 파일과 디렉토리를 삭제한다. ※ 임시수신함에서 전송용통합파일을 수신하는 조건은 임시수신함 (exreceivetemp)에 있는 전송용통합파일의 크기가 수신함(receive)에 있는 동일 전송용통합파일의 크기와 같을 때임 ○ 위의 과정이 정상 처리되면 exchangepack.xsd/dtd의 doctype 엘리먼트의 값을 receive(수신)로 설정하여 송신시스템으로 접수상태정보(Ack)를 송신하고, 수신자를 찾지 못하면 invalid 정보를 작성하여 송신한다. ○ 수신시스템에서 수신된 정보를 처리하면 수신시스템은 exchangepack. xsd/dtd의 doctype 엘리먼트의 값을 accept(접수)로 설정하여 송신시스템으로 Ack 정보를 송신한다. ※ accept 정보는 해당 연계정보의 연계 프로세스가 종결되었다는 의미를 가지게 되므로 수신시스템은 accept 정보를 반드시 송신시스템으로 발송하여야 함 (4) 전송용통합파일의 수신처리(전자결재연계) 가. 전송용통합파일 수신 및 분리 ○ 수신시스템의 연계모듈은 송신시스템 또는 연계센터에서 송신한 전송용통합파일을 수신하여 복호화 및 전자서명 검증 등의 처리과정을 수행한 후 임시수신함(receivetemp)과 수신함(receive)에 기록한다. ○ 연계모듈은 임시수신함(receivetemp)에 전송용통합파일명과 동일한 명칭의 디렉토리를 생성하고 전송용통합파일을 Unpack(분리) 작업하여 헤더, 연계본문, 연계첨부, 첨부문서, eof 파일로 구분 기록하고 arrive(도달)정보를 전송용통합파일로 생성하여 발송한다. 나. 전자문서시스템에서 결재처리 ○ 전자문서시스템은 임시수신함(receivetemp)을 Polling하여 전송용통합파일 혹은 분리된 파일을 수신하고 기안자에게 전송하며, 임시수신함 아래의 전송용통합파일 및 Unpack된 파일들이 기록된 디렉토리를 삭제해야 한다. ○ 위의 과정이 정상 처리되면 pack.xsd/dtd의 type엘리먼트의 doc-type값을 receive(수신)로 설정하여 행정정보시스템으로 접수상태정보를 송신하고, 기안자를 찾지 못하면 invalid 정보를 작성하여 보낸다. ○ 전자문서시스템에서 결재상신 및 결재처리 - 기안자가 결재상신하면 pack.xsd/dtd의 type 엘리먼트의 doc-type값을 submit(상신) 값으로 설정하고, exchange.dtd에 맞게 submit 상태의 결재라인정보를 구성하여 행정정보시스템으로 송신한다. - 행정정보시스템에서 결재선을 지정한 경우에 결재자 정보가 일치하지 않으면 전자문서시스템에서 결재선을 변경하여 결재를 상신할 수 있다. 이때에도 submit 메시지를 생성하여 행정정보시스템으로 발송한다. ○ 결재처리결과에 대한 전송은 최초 행정정보시스템에서 보내온 결재결과 전송방식에 의해 결정된다. 결재 단계마다 결과를 보낼 것인지 최종 결과만 보낼 것인지는 행정정보시스템에서 설정한 값을 기준으로 하며, 단 행정정보시스템으로 결재처리결과를 보낼 때는 전자문서시스템에서 지정한 결재선상의 모든 결재자 정보 및 결재상태를 보내야 한다.(exchange.dtd TO_DOCUMENT_SYSTEM 엘리먼트의 notification의 어트리뷰트값 참조) ○ 행정정보시스템에서 전송한 문서를 전자문서시스템에서 결재상신하여 결재처리 중 반려가 되었을 경우, 전자문서시스템에서는 반려된 문서를 재상신할 수 있으며, 이때 전자문서시스템에서는 재상신한 submit 정보를 다시 생성하여 행정정보시스템으로 보낸다. ○ 행정정보시스템에서 생성한 추가헤더(ADDENDA)를 전자문서시스템으로 전송한 경우, ADDENDA 정보가 전자문서시스템에 불필요한 정보라 해도 행정정보시스템으로 처리결과를 보낼 때는 반드시 처음에 받은 값을 돌려줘야 한다. 다. 행정정보시스템에서 처리 ○ 행정정보시스템은 임시수신함(receivetemp)을 Polling하여 전송용통합파일 혹은 Unpack(분리)된 파일을 수신하고 처리한다. 처리가 완료되면 임시수신함(receivetemp) 아래의 전송용통합파일 및 Unpack된 파일들을 기록한 디렉토리를 삭제해야 한다. ○ 행정정보시스템에서 생성한 연계정보에 대한 전자결재 문서 처리상태를 확인하기 위해서는 전자문서시스템에서 전송한 결재처리상태 전송용통합파일을 참조하며, 전자문서시스템은 결재처리결과 통보시 행정정보시스템에서 최초 생성한 행정처리번호(administrative_num) 를 전송용통합파일에 반드시 포함하여 전송하여야 한다. ○ 결재처리 상태정보 중 status는 결재가 진행 혹은 완료 상태인지를 나타내며, 개별 결재선 정보 중 SANCTION의 type은 결재선상의 개별 결재구분(기안, 검토, 협조, 전결, 대결, 결재)이며, result는 결재구분에 대한 처리행위(상신, 기안취소, 반려, 승인, 미결)를 나타낸다. 제4장 기 타 ○ 정부내 행정기관에서 사용할 전자문서시스템은 공공기록물법 및 동법 시행령·시행규칙, 사무관리규정 및 동 규정 시행규칙을 따라야 하며, 또한 본 규격과「행정기관간 전자문서유통 표준」,「행정기관의 자료관시스템 규격」, ‘제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격’을 준수해야 함. ○ 본 규격에 관련된 법·제도 또는 인용된 표준이 개정될 때에는 그에 따름. ○ 본 규격에서 정하지 않은 사항에 대해서는 개발자 또는 구매자가 필요에 따라 따로 정할 수 있음. ○ 본 규격에서 정하고 있는 전자문서시스템 구축에 필요한 '최신 기록물분류기준표 연계API', '행정정보시스템 표준 연계API', '표준 LDAP API', '표준보안 API', 및 ’국제표준시 시각동기화 API‘ 등은 소관기관에서 제공될 수 있음. ○ 기록물철/기록물 등록대장 Data는 ‘제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격’을 참조하여 구성함. ○ 업무관리시스템과 타 행정정보시스템과의 결재연계는 전자문서 연계방식을 이용한 것으로서 Ack 정보를 포함한 세부 표준은 본 표준에서 정한 내용 범위 내에서 "행정기관의 업무관리시스템 규격" 내 ‘제3장 업무관리시스템과 행정정보시스템 간 문서관리카드 연계표준’을 따라 수행한다. ○ 전자문서시스템 또는 행정정보시스템에서 본 표준에 따른 연계정보 연계 기능을 사용할 때 전송용통합파일의 생성 표준은 XML Schema를 적용한 exchangepack.xsd(연계), pack.xsd(결재연계)의 사용을 권고한다. 단, 기존에 배포된 연계모듈을 사용하는 시스템은 exchangepack.dtd(연계), pack.dtd (결재연계)를 사용할 수 있다. 부칙<제2014-1호,2014.11.25.>(정부조직개편에 따른 안전행정부 기록관리기준표 고시 등의 정비에 관한 고시)이 규정은 발령한 날부터 시행한다. |
온나라 문서 이송 - onnala munseo isong
관련 게시물
저작권 © 2024 ihoctot Inc.
