총무 담당자 역할 - chongmu damdangja yeoghal

먼저 총무 업무에 개념은 회사 살림꾼 및 보안담당이라고 보면 됩니다.

각 회사마다 총무팀이 따로 있는 경우가 있고, HR팀 업무와 같이 하는 곳이 있습니다.

규모에 관계없이 회사에 특성에 따라 다릅니다. 

총무 업무는 방대한 만큼, 많은 부서의 요청과 이것저것 할일도 많습니다.

1. 시설관리 업무 - 회사내의 시설을 관리하고, 그 시설의 유지를 목표로 합니다.  더 좋은 Solution이 있다면 Upgrade 하는 것은 선택사항이 라고 할 수 있지만, 요즘같이 좋은 물건들이 많이 나오는 시점에서는 곧 필수가 될 것이라고 생각합니다 ㅎㅎ

시설에는 보안 업무도 들어가죠. 만일 기업이 건물을 소유하고 있으면...그것도 골이 아픈경우가 있습니다. 최악의 경우 무슨일 

나면 새벽에 나가서 확인 해야 할 수 도 있구요ㅠㅠ 

만일 아니라면, 가끔 설정된 보안 시간땜에 못나오시거나, 늦은 밤에 다시 사무실 들어가는데 PIN CODE가 뭐였지 등등 보안에 

관해서 여러 질문들이 퇴근 후에 핸드폰으로 연락이 옵니다 ㅠㅠㅋ

2. 비용처리 업무 - 각 회사 특성마다 비용처리를 하는 업무의 범위가 정해져 있습니다. 제 경험을 예를 들면, 규모가 작은 회사는 

영업팀의 모든 비용에 대해서 대신 챙겨주고 처리해주는 역할도 있고(Team Admin의 역할), 또 다른 회사에서는 각 개인마다 알아서 비용

정산을 해서 회사 구매 Process만 처리를 하는 경우도 있습니다. 당연하게도 매달 나가는 임대료, 관리비, 렌탈비, 등등...의 정산은 매달 적합

한 승인을 거쳐서 처리 되야 하죠 ㅎ

3. 구매 업무 - 구매는 가장 중요한 Role중 하나입니다. 만일 회사에서 제공되는 Canteen (탕비실)에 많은 물품을 항상 구비 

해야 하나 아니냐에 따라 달라집니다. 예를들어  방송에서 본 구글 코리아 같은 경우, 아몬드 우유, 일반 우유, 탄산음료 등등이 

Canteen에 배치가 되어있더군요. 

그 외에도, 다른 모든 구매와 관리 측면을 다 챙겨야 하며 특히 먹는 물품에 대해서는 그 물품 때문에 탈나는 사람이 없게 

세심하게 꼼꼼하게 챙겨야 합니다. (별표 빡빡빡)

 그 외에, 회사에 물품이 필요할때 적당한 가격에 공급처를 알아보는 것도 중요합니다. 물론, 가장 싸면서 관리만 할 수 있게 

모든걸 책임져주는 공급처는 100개 중에 1개정도 보입니다. 찾기도 힘들뿐더러 찾아서 서비스를 제공받는다고 해도 많은 

장애물에 봉착할때도...있습니다. 

장애물이라 하면, 건물 보안 규정, 주차, 시간, 다른게 더 좋다더라  등등....많은 것들이 있죠.  

세상이 내맘대로 되지 않습니다 ㅠㅠㅠㅋ

4. 기타 Support function - 총무팀은 모든 부서를 도와주고, 업무를 잘 될 수 있게 환경을 유지시켜줍니다. 한국에서 

총무 Support의 개념은 물론 Physical (육체적) 노동도 포함이 됩니다. 요즘 인터넷에 많이 보이는....물통 꼽아주는 서비스 

(진짜 여성분들 마른분이 너무 많아서...못드시는 분들도 ㅠㅠ), 다량의 무겁고 큰 물건을 옮길때 Support, 등등이 있죠. 

그래서 총무팀은 대부분 남성을 선호 합니다. ㅠㅠㅠㅠㅠ

너무 많이 쓰면 좀 그러니까 이쯤 쓰죠 ㅠ

종합해서, 총무팀은 애매한 업무범위에서 그 걸 도와주는 Function 은 필수라고 할 수 있습니다. 안그런 회사도 많은데, 한국에

들어와있는 외국계 국내계 다 통틀어 100중 99은 다 이렇더군요. 믿으세요.ㅋㅋㅋ

세세하게 들어가면 끝도 없는 업무이죠 ㅎㅎ 대신 그만큼 매력이 있는 업무입니다.

저는 개인적으로 어떤 물건을 사고 테스트하고 시설을 어떻게 Upgrade 하나에 관심이 좀 있어서 잘 맞는거 같아요.

끄적끄적 정리하고 있는데 재미는 없을거 같고...ㅎㅎ 암튼 유익한 정보가 되길 바랍니다.

안녕하세요

오피스플러스입니다.

가을은 하반기 입사 시즌이죠?~

새롭게 입사하신 분들이 꽤 있으실 것 같은데요,

오늘은 총무업무에 대해서 알려드리겠습니다!

총무팀으로 입사하신 분들도, 입사하실 예정인 분들도 주목해주세요~ ^0^

다른 직무들도 마찬가지이지만, 총무 직무는 특히나 기업에서 없으면 안 될 중요한 직무입니다.

기업의 엄마라고 하기도 하고, 기업의 슈퍼맨이라고 하기도 하죠? ㅎㅎ

총무는 직원들이 회사 생활을 잘 할 수 있도록 도와주는 전체적인 업무를 맡고 있습니다.

직원들의 회사 생활 만족도에 영향을 미치는 정말 중요한 직책!

회사의 규모에 따라 아래의 역할들이 한 데 몰려있을 수도 있고 

각각의 팀으로 구성되어 있을 수도 있는데요,

내가 지금 당장 하는 업무가 아니더라도,

총무라면 전반적으로 이해해두는 것이 좋지 않을까 싶습니다^^

정확히 어떤 일들을 하는지, 차례대로 보겠습니다!~

기업의 자산 관리 및 임직원들의 업무환경 지원

'총무'하면 바로 떠오르는 것이 아마 회사 자산 관리가 아닐까 싶은데요,

회사 업무에 필요한 물품들을 지원하는 업무로서,

회사 비품부터 책상, 컴퓨터, 건물이나 부동산 등의 유, 무형자산을 모두 관리하게 됩니다.

모든 물품들을 구입, 관리한다니.. 총무팀의 힘이 셀 수밖에 없겠죠? ㅎㅎ

또한, 임직원들이 보다 편리하고 쾌적한 환경에서 즐겁게 일할 수 있도록

안정된 직장 환경을 제공하는 역할을 하고 있는데요

총무는 쾌적하고 효율적인 사무환경을 유지하여 직원들의 성과를 높이기 위해

사무기기나 가구 배치 등에도 세심하게 신경 쓰고, 인테리어 공사도 실시해야 합니다.

좋은 환경에서 좋은 성과가 나온다고 하니 업무환경 관리 또한 매우 중요한 업무랍니다!

행사 및 의전 업무

회사 내의 행사를 주관하는 업무를 말합니다.

말 그대로 회사 내의 굵직한 행사 (주주총회, 이사회, 운동회, 산행 등)들을

기획, 준비하고 실행하며 사후관리를 한답니다.

축하금이나 조의금 등의 지급도 업무 중 하나이고,

이와 비슷하게 사원들의 사기를 높이기 위해 표창제도를 마련한다거나

처우개선을 위한 다양한 사내활동을 지원하기도 해요!

부서 간 조정 기능

여러 팀이 한 데 어우러져 일을 하다 보면 문제가 생길 수 있는데요

총무팀이 중간에서 문제를 해결하고, 조정해주어야 합니다.

총무팀은 회사 내에서 정보가 집중되는 곳입니다.

때문에 사무의 생산성을 높이기 위해 회의를 효율적으로 조직하거나

회의 절차를 표준화하는 것도 총무의 중요한 역할입니다.

경영자의 업무 보좌 기능

업무 중 대표적인 것이 경영방침과 경영계획을 수립하는 것입니다.

경영계획을 세우는 데 필요한 기초 데이터를 수집하거나

자사를 둘러싼 경영 환경을 분석합니다.

이 자료를 근거로 경영자가 경영방침과 경영계획 또는 경영개선 계획을 최종적으로 결정하게 됩니다.

아무리 작은 기업이라 하더라도 규칙이 있어야 업무에 혼란이 생기지 않겠죠?

이러한 규칙을 세우거나 규정을 종합하는 역할 또한 총무의 역할!

 법인 업무

회사의 법인인감(도장) 관리부터 이사회, 주주총회, 법인 관리까지

법인의 기능을 모두 수행합니다.

회사의 자산과 자산 변동 사항을 문서로 정확히 정리해서 관리해야 하기 때문에

자산, 부동산 등에 관련한 법률도 잘 알아두어야 하는 자리입니다~

여러 가지 총무의 역할에 대해서 알아보았는데요,

왜 회사의 슈퍼맨이라고 하는지, 이제는 좀 알 것 같죠?ㅎㅎ

각각의 업무에 대한 자세한 설명은 오피스플러스 블로그에서 추가적으로 보실 수 있으니,

더 자세히 알고싶으시다면, 오피스플러스 블로그를 살펴보세요~^^

모든 총무님들 화이팅! ♥